مقدمه
در این فصل بیشتر به مسائلی به طور عموم در مورد تمامی انبارها کاربرد دارد ، بحث خواهد شد .همچنین روشها و سیستمهایی که برای انبارداری توسط متخصصین حسابداری ارائه شده است را مورد مطالعه قرار خواهیم داد . در آخر سر با استفاده از بعضی روشها به مطالعه نحوه انبارداری و محاسبه سود و زیان خواهیم پرداخت . در بحث انبارداری اولین مورد قابل توضیح بحث موجودیها می باشد .
موجودیهای مواد و کالا شامل موجودهای مواد اولیه ، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده است که توسط واحد تجاری برای مدت کوتاهی قبل از اینکه از طریق فروش به پول تبدیل گردند ، نگهداری می شوند . موجودیها یکی از فعالترین عناصر عملیاتی واحد تجاری است که در ترازنامه و صورت حساب سود و زیان ارائه می گردد . موجودیها نه تنها از نظر مدیریت بلکه از نظر صاحبان سهام که نسبت به آگاهی از هر گونه تغییر عمده در وضعیت مالی علاقمند باشند نیز اهمیت خاص دارد.
سرمایه گذاری یک واحد تجاری در موجودیهای مواد و کالا بخش عمده ای از دارائیهای جاری آن را تشکیل می دهد ، بنابراین حفظ تعادل در سرمایه گذاری در موجودیها نیاز به برنامه ریزی و کنترل دقیق دارد ، زیرا نگهداری موجودیهای مازاد بر میزان مورد نیاز موجب افزایش هزینه های نگهداری این گونه اقلام از طریق ایجاد زیان ناشی از ضایعات ، اشغال فضای انبار و رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری خواهد شد . از طرف دیگر ، نبود یا کمبود موجودیهای مواد و کالا به میزان کافی ممکن است موجب ایجاد وقفه در تولید ، افزایش هزینه های آماده سازی ماشین آلات و افزایش هزینه های سفارش گردد . میزان سرمایه گذاری در موجودیها با توجه به شرایط موجود ، نوع صنعت و ویژگی واحد تجاری متفاوت است . موجودیها به دو طربق بر سلامت مالی واحد تجاری تاثیر می گذارند . از یک طرف چون موجودیها جزء دارائیها محسوب می شوند ، بنابراین بعنوان ارزشهای ذخیره شده ارائه می گردند که بعد از فروش به درآمد و سود تبدیل می گردد .
از طرف دیگر موجودیها غالباً سرمایه گذاری عمده می باشند و منابع مورد نیاز برای سرمایه گذاری در این گونه اقلام از طریق ارزش ویژه یا ایجاد بدهی تامین می گرد، بنابراین میتوان نتیجه گرفت که :
میزان موجودیها تاثیر مستقیم بر بازده سرمایه گذاری دارد . هنگامی که سرمایه گذاری در موجودیها افزایش می یابند بازده سرمایه گذاری بدلیل افزایش هزینه های تامین مالی کاهش می یابد ، بنابراین نگهداری موجودیها به میزان بیش از سطوح مورد نیاز تاثیر منفی مضاعف بر بازدهی و سرمایه گذاری دارد .
مدیریت و کنترل موجودیهای مواد و کالا از اهمیت ویژه ای برخورداردار است و برای دستیابی به اهداف زیر ضروری است :
1) تولید با حداکثر کارائی
2) تامین نیازهای مشتریان از نقطه نظر کیفیت کالا و تحویل به موقع
3) نگهداری میزان موجودیها در سطوح منطقی و اقتصادی بمنظور جلوگیری از رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری در این گونه دارائیها .
4) به حداقل رساندن هزینه های نگهداری موجودیها .
5) به حداکثر رساندن سود طی دوره مالی
سیستم کنترل موجودیها ( انبارداری ) شامل مجموع روشهائی است که از زمان و مقدار سفارش مواد و کالا را مشخص می کند . روشهای مزبور با توجه به مدارک ثبت موجودیها ، سیستم ثبت دستی یا سیستم مکانیزه متفاوت خواهد بود که در این جریده هر دو سیستم را مورد مطالعه قرار خواهیم داد .
در بخشهای مختلف این تحقیق روشهای انبارداری دستی و ماشینی بطور تفصیل بررسی و راهکارهای لازم ارائه خواهد شد . در فصل اول بیشتر به مسائل کلی انبارداری و محاسبات مربوط به آنرا و همچنین روشهای انبارداری را توضح خواهیم داد . در فصل دوم یک واحد تجاری را موشکافی خواهیم کرد تا از کارائی و
بهره وری سیستم اطلاع دقیقی داشته باشیم و در فصل سوم موضوعاتی راجع به مزیتهای سیستم ماشینی را خواهیم آورد . در فصل چهارم نرم افزارهای موجود و امکاناتی که در Delphi موجود است برای یک سیستم انبارداری ارائه خواهیم کرد . در فصل آخر نیز نتایجی که از نرم افزار تولید شده توسط Delphi می باشد را توضیح می دهیم . ] 1[
1) اصول کلی کنترل موجودیها
سیستم کلی موجودیها صرف نظر از اندازه واحد تجاری ، تابع یک چرخه اصلی مشخص است . این چرخه با تعیین نیازمندیهای تولید آغاز و با تامین تقاضاهای مشتریان تکمیل می شود . اصول کلی کنترل موجودیها را می توان به شرح زیر خلاصه کرد :
1- درواحدهای تجاری کد دایره خرید وجود دارد . هیچ یک از قسمتهای واحد تجاری نباید بدون اعطاء و اجازه دایره خرید ، اقدام به خرید یا ایجاد تعهد برای واحد تجاری نماید .
2- انبار باید از قبول کالاهاییکه قبلاً سفارش نشده یا منطبق با سفارش خرید نیست ، خودداری کند .
3- بهای کالای خریداری شده باید پس از حصول اطمینان از دریافت کالای مربوطه توسط واحد تجاری و بر اساس نرخ و مبالغ توافق شده قبلی پرداخت شود .
4- کنترلهای کافی نسبت به مقادیر کالاهایی که در انبار نگهداری می شود از طریق سیستمهای مناسب انبارداری اعمال گردد .
5- مقادیر اقلامی که توسط قسمتهای مختلف واحد تجاری مصرف می شود پیوسته کنترل شود .
6- تعادل مناسبی بین میزان سرمایه گذاری در موجودیها و هزینه های سفارش کالا ، نگهداری موجودیها و زیانهای ناشی از توقف تولید یا از دست دادن فرصتهای فروش ، در نتیجه کمبود موجودیهای مواد و کالا وجود داشته باشد.
2) حفاظت از موجودیها
ضرورت حفاظت از موجودیهای مواد و کالا در واحدهای تجاری مختلف دلایل متفاوت داشته و به نوع ارزش ، وزن ، اندازه ، کاربرد و قابلیت فروش مجدد موجودیها بستگی دارد .اقلام کم ارزش که ممکن است مصارف شخصی نیز داشته باشند نیاز به اعمال کنترلهای اضافی دارد ، در حالی که اقلام گرانبها از قبیل ریخته گیری بدلیل اندازه و وزن و محدودیت در کاربرد معمولاً نیاز به کنترلهای زیادی نخواهند داشت.
واحد تجاری می تواند برای حفاظت از موجودیهای خود از طریق تدوین و اجرای مقرراتی در مورد انبارها و بررسی مستمر عملیات انبارها اقدامات پیشگیری را بعمل آورند . برخی از این گونه اقدامات پیشگیری در مورد عملیات انبارها به طور خلاصه به شرح زیر است : ] 1 [ .
1- ممنوعیت یا محدودیت در ورود و دسترسی افراد غیر مجاز به محدوده انبارها.
2- قفل کردن درب انبارها در ساعات غیر کاری .
3- شمارش ، توزین یا اندازه گیری کلیه اقلام دریافت شده و کنترل دقیق آنها با سفارشهای خرید یا سایر مدارک که در هنگام دریافت کالا در دسترس
می باشند .
4- کنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ تعداد ، وضعیت و مشخصات .
5- وجود درخواست کالا نسبت به کلیه اقلامی که باید از انبار خارج شود .
6- نگهداری اقلام گرانبها در محوطه و قفسه هایی که بتوان آنها را بطور کامل محصور یا قفل کرد .
7- کنترل و شمارش ادواری موجودیها و مطابقت با مدارک مربوطه .
8- بررسی مصارف غیر عادی ، کسری های احتمالی و مصارف تاثیر نشده.
9- کنترل ادواری برگهای درخواست کالا از انبار از لحاظ معتبر بودن امضاهای مجاز برای دریافت کالا از انبار .
3) انبارداری و عملیات روز مره آن .
همانطور که اشاره شد در اغلب موارد بخش قابل توجهی از وجه واحد تجاری صرف سرمایه گذاری در موجودیهای کالا می شود و آن گروه از واحدهای تجاری که فاقد روشهای انبارداری منظم و مطمئن هستند ممکن است زیانهای عمده ای از این طریق متحمل شوند .
به طور مثال در این گونه واحدهای تجاری از یک طرف به علت نبود موجودهای کافی ممکن است وقفه های زیانبار در تولید بوجود آید و یا برای جلوگیری از بروز این قبیل وقفه ها اقدام به خریدهای عجولانه و سریع شود که این موضوع نیز به افزایش هزینه های تولید منجر می گردد و از طرف دیگر نگهداری موجودیها به میزانی بیش از حد مورد نیاز موجب رکود بیش از حد سرمایه در موجودیها و افزایش هزینه های ناشی از انبار کردن مواد و نایابی آنها شود .
در اکثر واحد های تجاری کوچک و در پاره ای اوقات حتی در واحدهای تجاری بزرگ اهمیت حسن اداره انبارها نادیده گرفته می شود و به این موضوع که به هر حال اقلام انبارداری ارزش نقدی معادل قیمت خرید می باشند ، توجه نمی شود . حیف و میل مواد ، فاسد شدن انها و عدم توجه در جابجایی و نقل و انتقالات و حفظ و حراست از آنها به تقلیل سود و یا حتی ممکن است به ایجاد زیان منجر گردد ، بنابراین احداث انبارهای مجهز و اداره آنها طبق روشهای صحیح یکی از شرایط ضروری استفاده کامل از یک سیستم حسابداری صنعتی است .
4) سازمان و محل انبار
سازمان انبارهای واحدهای تولید با توجه به نوع صنعت ، سطح فعالیت ، خط مشی های صاحبان و مدیریت واحد تجاری متفاوت خواهد بود ، اما به طور کلی می توان انبارها را از لحاظ سازمانی به دو نوع تقسیم کرد :
الف : انبارهای مرکزی
ب : انبارهای فرعی
محل انبارها باید طوری انتخاب شود که حداکثر کارایی و سرعت عمل را ممکن سازد . انبارها باید حتی المقدور نزدیک به محل دریافت و ارسال کالا باشد تا هزینه های نقل و انتقال به حداقل تقلیل یابد . در عین حال انبارها باید در مکانهایی احداث شوند که به آسانی در دسترس باشند .
کلیه قسمتها و به خصوص قسمتهایی که مواد سنگین یا پر حجم مصرف می شوند ، قرار داشته باشد . در کارخانه های بزرگ که تعداد دوایر آنها زیاد است انبارها را نمی توان در محل هایی قرار داد که هم به دایره دریافت کالا و هم به کلیه دوایر مصرف کننده نزدیک باشند تا تحویل مواد به آسانی میسر گردد . به همین دلیل به این گونه موارد ایجاد انبارهای فرعی مناسب برای تحویل مواد به قسمتهای بخصوص کارخانه معمولاً ضروری است .
در این قبیل وضعیتها انبار مرکزی مواد و قطعاتی را که در هر یک از انبارهای فر عی برای تحویل به حوزه عمل خود لازم دارند ، هر چند وقت یکبار به آن انبارها صادر کند ، در چنین شرایطی حتماً باید کمک انباردارها در مقابل انبار دار کل مسئول باشند .
5) ایمنی انبارها
اولین اقدام در جهت بهبود سیستم کنترل کارآمد موجودیها ، محدود کردن دسترسی و ورود افراد غیر مجاز به اقلام موجود در انبار و محدوده انبار است . این موضوع حتی می تواند به مفهوم مصدر کردن محدوده انبارها از طریق حصار سیمی و آهنی و گذاشتن درب آهنی با قفل نیز باشد .
کنترل اقلام وارده و صادره و وجود انبار محصور از جمله موارد اساسی برای اجرای یک برنامه شمارش صحیح و موفق موجودیهاست . امکان دسترسی افراد غیر مجاز به موجودیها نه تنها امکان تغییر در میزان موجودی را بدون استفاده از مدارک مثبت فراهم می سازد ، بلکه مسولیت صحت اقلام موجودی را ، کارکنان انبار نمی توانند تقبل کنند .
به منظور حصول اطمینان از این که تمامی مدارک واسناد انبار به موقع و به گونه ای مناسب مورد استفاده قرار می گیرند و اشتباهات در موجودیها به موقع و سریعاً مورد بررسی و رفع می گردند ـ لازم است کوششهایی که در این زمینه بعمل می اید هماهنگ شود ـ
کنترلهای کارآمد باید مستقر ، تحکیم و بکار گرفته شوند ، بطوری که کارکنان انبار و سایر قسمتهای واحد تجاری نسبت به آثار با اهمیت اشتباه در موجودیها آگاه شوند و به افراد غیر مسئول نباید اجازه داده شود در فعالیتهای مربوط به موجودیها یا انجام تعدیلات مربوط در مدارک موجودیها دخالت کنند .
6) سازمان داخلی انبارها
کلیه موجودیهای مواد و کالا باید تحت اختیار و ابواب جمعی یک نفر مسئول بعنوان انباردار باشد . این شخص باید در زمینه روشهای انبارداری مجرب و آزموده باشد و شایستگی اداره عملیات انبار را دارا باشد .
اهم وظایف و مسولیتهای انباردار را می توان به طور خلاصه به شرح زیر بیان نمود :
تمیز و مرتب نگه داشتن انبارها .
دریافت اقلام وارده به انبار پس از حصول اطمینان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش کالا و برگ رسید .
استقرار کالا در جای مناسب و صحیح در انبارها .
مقابله مانده های کارتهای انبار با موجودیهای واقعی انبار .
ارسال تقاضای خرید کالا به اداره خرید در مواقعی که نیاز به تجدید سفارش بعضی از کالاها است .
جلوگیری از ورود اشخاص غیر مجاز به داخل انبارها .
صدور مواد از انبار در مقابل حواله های انبار که دارای امضای مجاز باشند .
تهیه گزارش مواد و کالاهی معیوب ناباب و کم مصرف جهت اطلاع مدیران.]1[
7) طبقه بندی و کد گذاری موجودیها
در واحدهای تولیدی بزرگ که تعداد و تنوع اقلام کالاهای مصرفی زیاد است معمولاً برای هر یک از اقلام انبار ، یک شماره رمز یا علامت اختصاری تعیین
می شود تا به جای اسم و مشخصات فنی آنها به کار رود .
استفاده از شماره های رمز ، کار کلیه اشخاصی را که با انبار سرو کار دارند سریع تر و دقیق تر می کند ، به طوری که می توان گفت دراین قبیل واحدهای تجاری تنظیم فهرست شماره های رمز کالا یکی از اقدامات ضروری اولیه برای کنترل موجودیهای مواد و کالا و شکل دهی حسابداری انبار به شمار می رود . تنظیم فهرست باید با دقت انجام گیرد تا از یک طرف کدهایی که برای انواع مختلف یک کالا تعیین
می شود وجه مشترکی با یکدیگر داتشه باشند و از طرف دیگر از بکارگیری رمزهای نزدیک به هم برای اقلام متفاوت خودداری شود تا حتی المقدور از بروز اشتباهات جلوگیری گردد .
برای کد گذاری اقلام موجودی می توان اقلام انبار را با حروف یا اعداد یا ترکیبی از حروف و اعداد مشخص نمود .در روشی که بیش از همه متداول است و ان را سیستم اعشاری می نامند ، کلیه اقلام کالا فقط بوسیله اعداد مشخص می گردند . این سیستم برای بکارگیری در زبان فارسی که اغلب حروف ان متحدالشکل هستند و امکان اشتباه ان با یکدیگر زیاد است مزیت دارد .
به علاوه این روش در سیستمهای ماشینی مناسب تر از ترکیب حروف و اعداد است
ـ سیستم انتخابی برای کد گذاری موجودیها باید قابل بسط ، دقیق ، مختصر ، مناسب راحت ، با مفهوم و عملی باشد ]1[
8) تکنیکهای کنترل و مدیریت موجودیها
مدیریت موجودیها شامل تدوین و اجرای خط مشی های سیستمها و روشهایی است که اتخاذ آنها می تواند جمع هزینه های مرتبط با تصمیمات مربوط به موجودیها و وظایفی نظیر تامین نیازهای مشتریان ، برنامه ریزی تولید ، خرید، حمل و نقل و امثالهم را به حداقل برساند .
بنابراین زمینه مدیریت موجودیها وسیع است و بر بسیاری از فعالیتهای واحد تجاری اثر می گذارد ، از طرف دیگر ، کنترل موجودیها اساساً در ارتباط با اجرای خط مشی ها سیستمها و روشهای استقرار یافته می باشد . مثلاً فعالیتهای کنترل موجودیها ممکن است شامل نگهداری مدارک و گزارشهای مربوط به موجودیها ، مراحل تهیه و صدور درخواستهای خرید مواد و شمارش موجودیها باشد .
تکنیکهای مختلف کنترل موجودیها را که در این قسمت مورد بحث قرار می گیرد ، می توان از جمله تکنیکهای عملی نام برد که در بسیاری از واحد های تجاری به طور موفقیت آمیزی مورد استفاده قرار گرفته اند . در حالی که برخی از تکنیکهای کنترل موجودیها برای بسیاری از واحدهای تجاری بزرگ با ارزش و واجد اهمیت است ، لزوماً به وضعیت کلی و عمومی موجودیها قابل اعمال و یا از نظر اقتصادی عملی نیست ، زیرا این تکنیکها غالباً بر برخی مفروضات و نیازهای خاص مبتنی می باشد . باید توجه داشت که بکارگیری تکنیکهای پیچیده لزوماً به خودی خود به سیستم مفید و موثر مدیریت موجودیها منجر نخواهد شد.
در بیشتر موارد نبود اطلاعات صحیح و به موقع مزایای بکارگیری تکنیکهای کنترل موجودی را از بین می برد . علاوه بر این ، مشکل بالقوه این است که تکنیکهای پیچیده کنترل موجودیها ممکن است به دلیل عدم درک مفاهیم اصلی این تکنیکها توسط مدیریت یا کارکنانی که با کنترل موجودیها سرو کار دارند به نحوی درست به کار گرفته و اعمال شود .]1[
9) سیستم ثبت دائمی
در سیستم ثبت دائمی موجودیها بعد از هر بار دریافت یا صدور کالا از انبار ، مانده جدید موجودی در دفاتر و مدارک موجودی (کارت انبار و کارت حسابداری انبار) تعیین و ثبت می شودتا کنترل موجودیها به کمک این مدارک تسهیل و از صرف وقت و هزینه هایی که لازمه رسیدگی کلی به موجودی انبارها است ، جلوگیری گردد .
مانده هر یک از کارتهای موجودی باید با مانده ای که کارت انبار برای همان موجودی نشان می دهد ، مطابقت کند و مانده های این مدارک ، ثبت عملیات انبار باید در فرصتهای مناسب دیگر مقابله و با موجودیهای واقعی اقلام مربوط مقایسه گردد .
در واحدهای تجاری بزرگ معمولاً یک سیستم رسیدگی مستمر و مرسوم بر قرار
می شود تا بطور مرتب تعدادی از اقلام توسط انباردار و کارکنان حسابرسی داخلی شمارش گردد و با مانده های کارتهای موجودی انبار ( انبار و حسابداری) مقابله شود و اختلافات موجود بین آنها مورد رسیدگی قرار گیرد .
مزایای عمده سیستم ثبت دائمی :
1- در صرف وقت و هزینه هایی که لازمه رسیدگی به کلیه موجودیهای مواد و کالا به میزان قابل توجهی صرفه جویی می شود .
2- کلیه اقلام انبار یک به یک تحت کنترل مستمر قرار می گیرند .
3- کسری و اضافی اقلام انبار به آسانی کشف می شود و غالباً برای جلوگیری از تکرار آنها بدست می آید .
4- مقایسه مداوم موجودیهای انبار با مانده های مدارک انبار اثر روانی بر متصدیان انبار خواهد داشت و آنها در انجام وظایف خود دقیق تر و از ارتکاب جریانهای سوء برحذر می دارد .
5- انبار دار وظایف خود را در ارتباط با نگهداری مطلوب موجودیها به سهولت انجام می دهد ، زیرا مرتباً با مراجعه به مدارک انبار از وضعیت موجودی کلیه اقلام مطلع می گردد .
6- از زیانهای ناشی از نگهداری موجودیهای مازاد بر نیاز جلوگیری خواهد شد .
7- برای کنترل موجودی انبار نیاز به توقف عملیات تولیدی برای مدت طولانی نخواهد بود.]1[
10) تعیین با صرفه ترین مقدار برای نگهداری موجودیها
بطور کلی برای تعیین مقدار موجودیهایی که باید نگهداری شود دو روش به شرح زیر وجود دارد :
روش دفعات گردش موجودیها .
روش حداقل جمع هزینه های سفارش و نگهداری موجودی .
الف : روش دفعات گردش موجودیها
اولین اقدام در جهت شناسایی مسائل و مشکلات مربوط به موجودیها و بهبود کنترل آنها ، شناسایی سطوح موجودیها و هزینه های مرتبط با آن و با توجه به حجم فعالیت واحد تجاری ، این امر با بررسی صورتهای مالی واحد تجاری گردش موجودیها است .
مقایسه گردش طبقات مختلف و اجزاء هر طبقه از موجودیها به منظور شناسایی موجودیهایی که با سرعت معمول از انبار صادر و مصرف نمی شوند ، یکی از شیوه های مفید کنترل موجودی های کالاست. به این ترتیب ، مدیریت می تواند از رکود سرمایه در موجودیهای کم مصرف جلوگیری کند ، چنانچه اقلامی برای جلوگیری از انباشت موجودیهای کم مصرف و نایاب به عمل نیاید .
ممکن است یک قلم از کالایی برای مدتی طولانی از نظر دور بماند .مقایسه متوسط موجودی انبار با جمع کالاهای صادره از انبار که معرف تعداد دفعات تجدید موجودی درسال می باشد ، به عنوان دفعات گردش موجودی انبار شناخته می شود. دفعات گردش موجودی از رابطه زیر محاسبه می گردد:
معمولاً هیئت مدیره واحد تجاری با توجه به تجارب گذشته و پیش بینی شرایط آتی، برآوردی برای دفعات گردش موجودیها تعیین می کند و سپس طی سال ارقام واقعی مربوط به گردش موجودیها با آن مقایسه می شود .
اگر چه روش دفعات گردش موجودیها در بسیاری از واحدهای تجاری بکار گرفته می شود ، اما از لحاظ تئوری به دلیل ملحوظ نداشتن هزینه های سفارش ، خرید، تخفیفات نقدی و تجاری خرید ، صرفه جوییهای احتمالی در هزینه های حمل و هزینه های نگهداری موجودیها منطقی به نظر نمی رسد ، زیرا ممکن است در برخی موارد وجود تعداد دفعات کمتر از حد پیش بینی شده در مورد برخی اقلام به
صرفه باشد .
ب: روش حداقل جمع هزینه های سفارش و نگهداری موجودی
باصرفه ترین مقدار سفارش عبارت است از میزان کالایی که باید در یک زمان به منظور به حداقل رساندن هزینه های سالانه موجودیها ، سفارش داد . اگر یک واحد تجاری خریدهای خود را به طور عمده انجام دهد ، هزینه نگهداری موجودیها بدلیل سرمایه گذاری بیشتر در موجودیها افزایش خواهد یافت .
اگر خریدها به دفعات به صورت جزئی انجام شود این امر مستلزم سفارشات مکرر و متعدد است که نتیجتاً هزینه های سفارش افزایش می یابد . بنابراین مقدار هر سفارش در هر زمان باید با متعادل کردن :
1- هزینه نگهداری موجودیها و 2- هزینه تحصیل ( سفارش ) کالا تعیین گردد .
اگر چه خرید های عمده می تواند موجب کاهش بهای تمام شده یک واحد کالای خریداری شده گردد ، اما این صرفه جویی ممکن است از هزینه های نگهداری کالا در انبار برای مدت زمان طولانی کمتر باشد .]1[
11) تعیین زمان سفارش :
محاسبات مربوط به باصرفه ترین مقدار سفارش به مسائل مقداری کنترل موجودیها پاسخ دهد . اما به هرحال موضوع زمان سفارش نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است. زمان سفارش مواد و کالا که اصطلاحاً حد تجدید سفارش نیز نامیده می شود و تحت تاثیر سه عامل :
1- زمان مورد نیاز برای تحویل 2- ضریب مصرف موجودی 3- موجودی ایمنی
می باشد .
بر خلاف با صرفه ترین مقدار سفارش که دارای یک راه حل پذیرفته شده است زمان سفارش ( حد تجدید سفارش ) معمولاً یک راه حل پذیرفته شده و قابل کاربرد ندارد .تعیین حد تجدید سفارش در صورتی که فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالا و نحوه مصرف کالای مزبور دقیقاً قابل پیش بینی می باشد ، نسبتاً ساده خواهد بود .
معمولاً در مورد اکثر اقلام تغییراتی در یک یا هر دو عامل مزبور ( فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت سفارش و نحوه مصرف )وجود دارد که تقریباً به سه نتیجه زیر بر می گردد :
اگر فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالای موضوع سفارش کمتر از زمان مورد انتظار در دوره سفارش باشد یا مصرف کالا طی دوره مربوطه کمتر از میزان مصرف برآورده شده باشد ، در این صورت کالاهایی که جدیداً سفارش داده شده اند ، قبل از مصرف کامل کالاهای موجود در انبار دریافت گردید و به این ترتیب هزینه نگهداری افزایش می یابد.
اگر فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالای موضوع سفارش بیشتر از زمان مورد انتظار در دوره سفارش باشد ، مصرف کالا طی دوره مربوطه بیشتر از میزان مصرف برآورد شده باشد ، در این صورت کالاهای موجود در انبار قبل از دریافت کالاهای سفارش شده به اتمام می رسد . این امر به ایجاد هزینه های ناشی از عدم نگهداری موجودی به میزان کافی منجر می شود .
اگر برای محاسبه حد تجدید سفارش از متوسط فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالای موضوع سفارش استفاده شود ، مسئله کمبود کالا به طور یک در میان در هر سفارش به وجود خواهد آمد .]1[
12) شمارش موجودیها :
به منظور کنترل موجودیها و حصول اطمینان از اینکه میزان اقلام موجود در انبار با اقلام مندرج مدارک موجودیها ( کارت انبار و کارت حسابداری انبار ) و نهایتاً حساب موجودیها مطابقت دارد ، در مقاطعی مشخص شمارش می شوند . شمارش موجودیها یکی از اقدامات مهم اغلب واحدهای تجاری است . هنگام شمارش موجودیها از نیرو و امکانات زیادی از افراد ، دوایر و قسمتهای مختلف استفاده می شود تا این کار هر چه سریعتر انجام گیرد و از توقف بیش از حد ماشین آلات جلوگیری شود .
انجام اقدامات زیر می تواند شمارش موجودیها را تسهیل کند و هزینه های انبار گردانی را کاهش دهد :
1- تدارک : الف : مرتب کردن انبار .
ب : شناسایی موجودی ها .
ج : دستورالعمل انبارگردانی .
د : آموزش قسمتهای کمک کننده .
2- استفاده از روشهای مناسب شمارش .
3- تهیه برگه شمارش موجودیها .]1[
سیستمهای ثبت موجودی ها
13 ) سیستم ثبت ادواری :
مقدار موجودیها از طریق شمارش عینی در تاریخی معین اندازه گیری می شود . در این سیستم شمارش عینی موجودیها و ارزشیابی آنها بر مبنای این شمارش از لحاظ مقاصد گزارشگری مالی کافی است و نگهداری مدارک تفصیلی برای موجودیها ضرورت ندارد .
به عبارت دیگر ، موجودیها جهت انعکاس در ترازنامه از طریق شمارش عینی تعیین و طبق یکی از روشهای قیمت گذاری ارزشیابی می شود . خالص تفاوت بین موجودیهای ابتدا و پایان دوره در محاسبات بهای تمام شده کالاهای فروش رفته منظور می گردد .]1[
14) سیستم ثبت دائمی :
در این سیستم برای موجودیها مدارک تفصیلی نگهداری و منظماً به هنگام ( به روز ) می شود . این سیستم اگر چه این مزیت را دارد که تهیه اطلاعات مربوط به موجودیها را در هر زمان امکان پذیر می سازد ، اما این امر مستلزم نگهداری مدارک تفصیلی در مورد موجودیهاست .
در مواردی که از سیستم ثبت دائمی استفاده می شود ، از نظر تئوری شاید شمارش عینی موجودیها ضروری نباشد ، اما معمولاً به منظور تعدیل و اصلاح مدارک موجودیها و حصول اطمینان از موجودیت انها ، شمارش عینی انجام می گیرد . علاوه بر این ، اصول پذیرفته شده حسابداری ایجاب می کند که مدارک دائمی موجودیها بطور ادواری مورد کننترل عینی قرار گیرند . نگهداری اطلاعات مربوط به موجودیها مستلزم ثبت هر یک از مبادلات مربوطه است .
15) روش شناسایی ویژه موجودیها :
در برخی از فعالیتهای تجاری ، شناسایی اقلام یا گروههای خاصی از موجودیها از تاریخ خرید تا زمان فروش به سهولت امکان پذیر است ، بنابراین این گونه اقلام را می توان بر همین اساس قیمت گذاری کرد . همانگونه که قبلاً بیان شد ، کالاها معمولاً هویت خود را در فاصله زمانی بین تاریخ خرید و تاریخ فروش از دست
می دهند .
به همین علت ، موجودیها با توجه به جریان هزینه شناسای و قیمت گذاری می شوند. هنگامی که یکی از روشهای جریان هزینه بکار می رود ، تغییرات واقعی وعینی کالاها در نظر گرفته نمی شود .
16) روش اولین صادره از اولین وارده :
شناسایی موجودیها بر مبنای اولین صادره از اولین وارده بر این فرض مبتنی است که هزینه ها باید به همان ترتیب که واقع می شوند ، با درآمدها مقابله شوند . طبق این روش فرض می شود که بهای تمام شده موجودیهای باقی مانده متشکل از اخیرترین اقلام بهای تمام شده می باشد.
عبارت دیگر اقلامی که ابتدا خریداری و تحصیل می شوند اولین اقلامی خواهند بود که به مصرف می رسند و آخرین کالاهایی که تحصیل شده اند در موجودی پایان دوره باقی می مانند .
17) روش اولین صادره از آخرین وارده :
شناسایی موجودیها بر اساس روش اولین صادره از آخرین وارده مستلزم این است که در مورد موجودی سال باید و محموله های اضافه شده بعدی که ممکن است ایجاد شوند ، یا کلاً به مصرف برسند ، مدارک کافی نگهداری شود . محموله اضافه شده در هر سال بر مبنای اولین صادره از آخرین وارده هنگامی ایجاد می شود که موجودی پایان دوره از موجودی ابتدای دوره بیشتر باشد .
محموله اضافه شده معمولاً بر اساس اولین قیمتهای سالن که محموله در آن اضافه شده است ، قیمت گذاری می شود زیرا در روش اولین صادره از آخرین وارده آخرین قیمتهای واقع شده با درآمد جاری مقابله می شود و اولین قیمتهای واقع شده در ارزشیابی هر گونه افزایش موجودی در نظر گرفته می شود .
18) روش میانگین موزون :
در ارزشیابی موجودیها طبق روش میانگین موزون فرض می شود که هزینه ها بر مبنای میانگین تعداد اقلام خریداری شده با درآمدها مقابله می شود . برای تعیین ارزش موجودیهای پایان دوره ، قیمت میانگین محاسبه شده در مورد مقادیر موجودیهای پایان دوره اعمال می گردد .
میانگین موزون از تقسیم جمع بهای تمام شده کالاهای آماده برای فروش یا مصرف، شامل موجودی ابتدای دوره بر جمع مقدار کالاهای آماده برای فروش یا مصرف به شرح زیر محاسبه می گردد .
شرح مقدار بهای تمام شده یک واحد جمع بهای تمام شده
موجودی ابتدای دوره 10000 400 4000000
خرید در 25/7/5×13 8000 420 3360000
خرید در 15/8/5×13 5000 413 2065000
خرید در 5/9/5×13 7000 430 3010000
خرید در 21/9/5×13 12000 425 5100000
42000 17535000
417/5 =42000 ( جمع مقادیر) ÷ 17535000 ( جمع بهای تمام شده ) = قیمت میانگین موزون یک واحد
چنانچه فرض شود مقدار موجودی پایان دوره 14000 واحد است ، ارزش آن به شرح زیر محاسبه می شود :
5845000 = 5/417 * 14000
فصل دوم
مقدمه :
برای تجزیه و تحلیل یک سیستم انبارداری سنتی ، عناصر مختلفی را باید مورد نظر داشته باشیم . در این قسمت سعی بر این است که یک واحد تجاری را بعنوان نمونه انتخاب کرده و موضوعات مختلف آن را مورد بحث قرار دهیم که از اهداف و انگیزه های این واحد تجاری شروع شده و در ادامه به چارت تشکیلاتی سازمان و هرمهای در گردش و در نهایت کارایی سیستم را بررسی می کنیم .
اهداف کلی واحد تجاری
برای بسط این مطلب ابتدا لازم است که اشاره ای به انگیزه های مختلفی که در سازمانها و موسسات وجود دارد، اشاره کنیم . البته چنانه آشکار است انگیزه ها با هدفها تفاوت اساسی دارند . گاهی بعضی عناصر هدف ولی انگیزه نیستند و یا باالعکس و یا اینکه گاهاً هدفها و انگیزه ها در مورد کاری یکسان به نظر می رسند . ولی اساساً فرق عمده ای بین انگیزه ها و هدفها وجود دارد .]2[
این واحد تجاری که ما بعنوان نمونه انتخاب کرده ایم شرکتی است که در یک منطقه جغرافیایی خاص که در زیر شرح داده خواهد شد فعالیت دارد و موسسه ای است که وظیفه اش پخش محصولات کارخانجات بخصوصی را بعهده دارد . سیستم انبار این شرکت ( موسسه پخش محصولات مواد غذایی ) بنا به خواص چنین شرکتهایی بسیار حائز اهمیت است ،زیرا تاریخ مصرف و انقضاء کالاها و مواد غذایی از لحاظ بهداشتی بسیار مهم است .بدین معنی که در این چنین موسساتی بایستی کالا به ترتیب ورود به انبار فروخته شود .( پخش شوند)
انگیزه اکثر واحدهای تجاری کسب سود و منفعت بیشتر است ، پس به هر طریق ممکن با توجه به قوانین موجود در جامعه و رعایت اصول اخلاقی چنین موسساتی سعی بر این است که سود بیشتری را کسب کنند . اهداف این شرکت نیز با توجه به وظایف و امکانات موجود و با توجه به انگیزه ها به گونه ای که در زیر شرح داده شده است تعریف می شود .
هدف کلی واحد تجاری اجرای قرار داد های موجود بین واحدهای تولید و موسسه است . البته به بهترین نحو برای بازاریابی و داشتن حسن سابقه بری ادامه حیات در بازار جامعه است . بعنوان نمونه شرکت ، وظیفه پخش محصولات کارخانه در مشهد را بعهده دارد که محدوده جغرافیایی آذربایجان شرقی ، غربی ، اردبیل و زنجان را تحت پوشش قرار داده است .
وسائلی را که برای رسیدن به این هدف در دست است عبارتند از : پوسترهای تبلیغاتی ، تبلیغات در رسانه های گروهی ، مراکز استانها و دادن جازه به قید قرعه به مصرف کنندگان بطوریکه هم مصرف کنندگان و هم عوامل تولید حداکثر رضایت را از شرکت داشته باشند و این زمانی به دست می آید که یک سیستم انبارداری بسیار مناسب برای محصولات را داشته باشیم تا بهترین زمان را برای خروج کالا از انبار انتخاب کنیم .
چارت تشکیلاتی سازمان :
در این بخش چات سازمانی را مورد مطالعه قرار می دهیم و ارتباط انبار با دیگر بخش های سازمان را نیز مورد مطالعه قرار می دهیم . چنانچه در شکل زیر مشخص است موسسه انتخابی شرکتی بسیار کوچک و دارای ساختاری از نوع صف دارد ،
زیرا که هر فردیکه مسئول اجرای قسمتی از کارهای سازمان است مستقیماً با مسئول بالاتر خود در ارتباط است که گزارشهای خود را به او می دهد و در نهایت همه گزارشها به مدیریت ختم می شود.
چون شرکت فقط شرکت پخش می باشد بهمین دلیل حسابدار انبار بعنوان حسابدار کل شرکت نیز عمل می کند و هر آنچه در شرکت معامله می شود مستقیم با سیستم انبار سرو کار دارد و همه حسابها اعم از برداشتها ، پرداختها و000 توسط حسابدار انجام می شود ، انباردار فقط مسئولیت مراقبت از انباررا عهده دار است ، پس هیچ نوع دخالتی در نوع مبادلات و معاملات را نخواهد داشت ، بعبارتی دیگر انبار دار شخصی است که بعنوان نگهبان انبار است . همه امورات فروش و صدور دستور پخش به عوامل توزیع توسط حسابدار انبار صورت می پذیرد . در این بین مسئولین هماهنگی بین عوامل توزیع و ویزیتورها با حسابدار انبار و مدیریت نقشی کلیدی را بعهده دارند ، زیرا تنظیم گزارشات درخواستهای مشتریان و ارائه آن به مدیریت و حسابدار انبار توسط این افراد انجام می پذیرد .
البته فرمهای در حال حرکت موسسه را در بخشهای بعدی به تفصیل شرح خواهیم داد ولی آنچه مسلم است ، این موسسه واحد تجاری است که به صورت سلسله مراتب توسط یک مدیر اداره می شود که بخشهای مختلف وظایف خاصی را بعهده دارند که کیفیت عملکرد هر کدام ناگذیر بر کار دیگر گروهها نیز تاکید خواهد داشت و در نهایت هر فرد یا گروهی از موسسه می تواند در رسیدن به هدف ، موسسه را تحت تاثیر قرار دهد .
لازم بذکر است ( با توجه به ساختار شکل ) هر چه که در این موسسه اتفاق می افتد ناگزیر از یک صافی یا یک واحد رابط به نام انبار عبور می کند ، بنابراین انبارداری این موسسه برای شرکت مسئله ای حیاتی به نظر می رسد و طراحی یک سیستم
ایده ال انبارداری برای این موسسه می تواند مدیریت را برای تحصیل این اهداف کمک کند .
در نمودار سلسله مراتبی این سازمان چنانچه از شکل مشخص است هر کاری بر عهده یک واحد خاص است که کلیه امورات مربوط به خرید از کارخانه را کنترل و هماهنگ می سازد . امر فروش نیز بدین ترتیب ولی واحد هماهنگی وظیفه هماهنگ کردن مسولین پخش و ویزیتورهای ( بازاریاب ) شرکت با مدیریت و دیگر واحدها است .
همچنین هماهنگ کردن امر خرید با مدیریت و دیگر اعضای شرکت نیز بدین ترتیب در حقیقت واحد هماهنگی یک واحد واسط است .اما واحد انبار خود نیز از دو قسمت تشکیل شده است . یک نفر بعنوان مسول انبار و یک نفر بعنوان حسابرس انبار . کلیه کالاهای وارده و فروخته شده از شرکت توسط این دو نفر بررسی شده و از همه آنها به نوعی اطلاع دارند .
در حقیقت واحد انبار تنها واحدی است که پس از مدیریت از تمامی اطلاعات موجود در شرکت آگاهی دارد . پس به نوعی حیات سالم انبار به حیات شرکت نیز تاثیر خواهد گذاشت . ارزیابها و مسولین پخش کالاها نیز زیر نظر واحد فروش عمل می کنند که در شکل آورده شده است .
در نهایت می توان چنین گفت که تمامی واحدها زیر نظر مدیریت عمل می کنند و تمام گزارشهای خود را به نحوی به مدیریت می رسانند . بنابراین تمام امور بطور مستقیم زیر نظر مدیریت کنترل و هماهنگ می شود و به تبع این ، دیگر واحدها نیز تحت نظر مدیریت طبقه بندی کالاها و خروج کالاها را انجام می دهند .
DFD های سیستم انبار سازمان
نمودار ERD
نمودار سطح دو:
A : جریانهای مربوط به خرید کالا
D : جریانهای مربوط به فروش کالا
C : جریانهای امور مالی .
فعالیتهای موجود در سیستم انبار شرکت:
1- بررسی درخواست مشتریان با استفاده از فرمهای پرشده توسط ویزیتورها .
2- بررسی گزارش روزانه ویزیتورها و ارائه آنها توسط واحدهای هماهنگی .
3- اقدام بر اساس درخواست و تحویل اجناس به پخش کنندگان محصولات
( دادن لیست آدرس مشتریان به واحد هماهنگی )
4- تحویل گرفتن پولها و چکهای مشتریان از پخش کننده ها و واریز انها به بانک.
5- بررسی چکها و در صورت مشکل داشتن مراجعه به سازمان قضایی.
6- بررسی لیست های وارد شده به انبار و تایید آنها .
7- گزارش عملکرد روزانه و ماهیانه به مدیریت .
8- تنظیم دفتر روزانه و کل شرکت .
0/1 پذیرفتن سفارشات توسط بازاریاب
1/1 تحویل اجناس به مسولین پخش برای رساندن به مشتریان
2/1 بررسی مدیریت برای تایید سفارشات
3/1 بررسی سفارشات و رسیدگی به حسابهای مشتریان
4/1 پخش محصولات و رساندن آنها به مشتریان
5/1 تنظیم حسابهای سودو زیان و بررسی وضعیت مالی موسسه
6/1 وصول چکها
1/2 بررسی کالاهای موجود در انبار
2/2 کالاهای مورد نیاز انبار
3/2 کالاهای فاسد شده
4/2 تنظیم دوباره کارت انبار
5/2 تایید کالاهای فاسد شده توسط مدیریت
6/2 عودت کالاهای فاسد شده به واحدهای تولیدی
1/3 تایید کالاهای مورد نیاز انبار
2/3 خرید اجناس توسط واحد خرید
F1 ذخیره مشخصات مشتریان و اجناس سفارش داده شده
F2 اجناس فروخته شده
F3 گزارش فروش روزانه
F4 گزارش هفتگی فروش
F5 وضعیت مالی روزانه
B1 کالاهای مورد نیاز
B2 کالاهای موجود در انبار
B3 کالاهای عودت داده شده به انبار
KH1 کالاهای خریداری شده
فرمها و گزارشهای موجود در سازمان
در هر سازمانی برای مستند سازی داده ها فرمها و گزارشات از پیش طراحی شده ای را آماده می کنند و هر کارمند و یا واحد به واحد بالاتر یا همسطح یا زیر سطح خود گزارشاتی را تنظیم و ارسال می کنند .
در شرکت مورد بررسی 8 نوع فرم گزارش وجود دارد که در واحد های مختلف این سازمان جریان دارد که در زیر به شرح آنها خواهیم پرداخت . البته نمونه ای از فرمها نیز در قسمت پیوستها آورده خواهد شد .
1. پوشه مشتریان و بازاریابها ( برگه لوت)
تمامی مشخصات مشتریان اعم از ، نام ، شهرت و000 و سوابق و000 و مشخصات تمامی بازاریابهای شرکت نیز در این پوشه گردآوری می شود که در صورت نیاز به اطلاعات موجود بتواند دسترسی پیدا کند .
2. برگ خروج
برگ خروج پس از بررسی لیست فروش بازاریابها برای خروج کالا از انبار صادر
می شود و خود نوعی از سند از طرف مدیریت برای خارج ساختن کالا است.
3. فاکتور فروش
فرمی است که در آن لیست فروش و قیمت آن برای امور مالی ارسال می شود و بر طبق آن محاسبه سود و زیان و موجودی استخراج می شود و گزارشهای دیگری نیز از همین فرمها استخراج می گردد .
4. فرم بایگانی فروش
که در آن کالاهای فروخته شده نوع و قسمتهای آن و در بازه زمانی که کالا در آن فروخته شده ثبت می شود و در قفسه ها بایگانی می شوند .
5. فرم کالاهای برگشت از خروج
در این فرم لیست کالاهای برگشتی که مشتریان اجناس را تحویل نگرفته اند برای عودت به انبار صادر می شود.
6. فرم کالاهای برگشتی از خرید
کالاهایی که پس از تحویل از کارخانه بنا به هر دلیل نیاز به عودت دادن به کارخانه باشد ، در این فرمها لیست می شود .
7. فرم رسید وجه و چک ها
در این فرم وجوه دریافتی از مشتریان و چک های آنان لیست شده و برای محاسبات حسابداری به امور مالی تحویل داده می شود .
8. برگ هزینه
در این برگه هزینه هایی که هر یک از کارمندان برای انجام امور صرف می کنند ، یادداشت می شود و برای دریافت به امور مالی تحویل می دهند .
این تمامی فرمهای موجود در سازمان است ، ولی گزارشهای دیگری نیز وجود دارد که آنها به صورت از پیش طراحی شده نیستند و توسط نامه به واحدهای مختلف صورت می گیرد .
بررسی بهره وری سیستم دستی در سازمان و ارائه یک طرح کلی برای ماشینی کردن سیستم انبار :
آنچه که در این بخش می آید حاصل شناختی است که پس از بررسی کلی سازمان صورت گرفته است و همه مطالب برمبنای شواهد موجود در سازمان استوار است. پس از بررسی فرمها و گزارشات و DFD هایی که ساختار سازمان بطور کامل تشریح می کند نتایجی حاصل می شود که بررسی نتایج درصد بهره وری سیستم موجود در سازمان را مشخص می کند و دری بسوی آینده برروی ما می گشاید . البته آینده ای که بتواند موسسه را برای رسیدن به اهدافی که در بخش اول این فصل گفته شد یاری کند .
دانلود مقاله پروژه انبارداری