دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
با توجه به فعالیت سازمان ها در محیط کاملا رقابتی و فوق العاده متغیر ، یافتن شیوه های جدید ، سریع و قابل اتکاتری برای تبادل اطلاعات امری ضروری هستند. برای رفع این گونه نیازها، سیستم های اطلاعاتی باید به تغییرات مداوم و مستمر , جزئی تا اساسی , عادت داشته باشند . تغییرات جنبه های رفتاری تغییر بسیار مهم است. زیرا بهترین سیستم ها هم بدون حمایت افرادی که با آن کار می کنند، موفق نخواهند بود .
موضوع تحت بررسی این مقاله کیفیت اطلاعات متعلق به سیستم های اطلاعاتی حسابداری جدید و آگاهی نسبت به آن را در دایره پذیرش و ثبت نام یک دانشگاه گزارش می دهد . دایره مورد نظر در حال پیاده سازی سیستم تحویل الکترونیک خدماتش برروی وب سایت است . اساس موضوع مورد بحث مبتنی بر مدل پذیرش تکنولوژی , فرد دیویس ( TAM) (1989 -1992 ) برداشتی مفهومی از چگونگی بکارگیری سیستم اطلاعات و رفتار پذیرشی ارائه می دهد , در واقع این مدل تئوری سیستم های اطلاعاتی است که چگونگی پذیرش و استفاده از تکنولوژی را توسط کاربر ترسیم می نماید . TAM در مطالعات متعددی برروی کاربران نهائی صفحات وب جهانی بکار گرفته شده است . ( هیجدن 2000 , گیفن و استراب 2000 و مون و کیم 2001 ) . تئوری TAM نیز همانند تئوری رفتار برنامه ریزی شده (TPB) دراصل یک نوع اشتقاق یافته از یک تئوری رفتاری مشهور به نام همان تئوری رفتار منطقی (TRA ) است.بکارگیری مدل TAM درراستای پذیرش سیستم اطلاعاتی حسابداری توسط کاربران می تواند متصدیان امر را به این سمت رهنمون سازد که چه چیزهای سیستم اطلاعات حسابداری را مفید و مطلوب کاربر می سازد .TAM بر دو عامل موثر تاکید می نماید : شناخت ( درک از ) مفید بودن : سطحی از شناخت که در آن حد کاربر به نتیجه می رسد که استفاده از یک سیستم خاص می تواند سطح عملکرد شغلی وی را افزایش دهد , و شناخت ( درک از ) سهولت استفاده : سطحی از شناخت که در آن حد کاربر احساس می کند استفاده از یک سیستم خاص , نیازمند تلاش چندانی نمی باشد.. با توجه به این دو عامل می توان استنباط کرد که درگیر کردن کاربر نهائی در TAM می تواند بر میزان پذیرش کاربران تاثیر داشته باشد .
کاربر در استنباط اولیه از سیستم جدید آنرا فاقد سهولت استفاده تلقی می نماید , در حالیکه مدیریت ارشد و گروه طرح و توسعه سیستم به هنگام پیاده سازی سیستم , برروی استاندارد سازی خروجی سیستم خدمات الکترونیک متمرکز می شوند . به این ترتیب کاربر نهائی در پذیرش خدمات الکترونیک مبتنی بر وب سایت در حیطه معیارهای تعیین شده از خود مقاومت نشان می دهد . کاربر نهائی قابلیت استفاده را جزء لاینفک سیستم دریافته است نه در خودش . کاربران نهائی انتظاراتشان را مبتنی بر تجاربی قابل قبول در گذشته مبتنی می سازند , زمانی که انجام امور از کانال کاربر نشات می گرفت , نه سیستم . تا حدی کاربر احساس می کند توسط سیستم احاطه شده است و آنرا مانعی بر سر راه رشد تلقی می نمایند .
ریگان و کونور ( 1994 ) روشهای متعددی را جهت تعیین و اصلاح مدل مفهومی کاربران در مواجه و تعامل با تغییرات در سیستم ها ارائه داده اند که شامل استفاده از متافور ها (متافور ها استفاده از اشیای آشنا برای نشان دادن یک مفهوم بصری است. در نرم افزار مقصود از آن استفاده از اشیای مشابه واقعی در نرم افزار است. مثل نوار اجرای موزیک که در بسیاری از نرم افزار های صوتی و تصویری کاربرد دارد) , روشهای جلوگیری و اجتناب از یکنواختی در نحوه انجام امور شغلی ( رخوت کاری ) نظیر آموزشهای مستمر ( سپری کردن دوره های ICDL ) , القاء اطمینان و حاشیه امنیت به کاربر نسبت به تغییرات , هدایت کنترل شده تعامل و تقابل کاربران و سیستم جدید و شفاف سازی روند تعامل و تقابل کاربر و سیستم , می باشند . حمایت و پشتیبانی از کاربر با استفاده از متافورهائی که مفهوم همسانی نسبت به شرایط قبل از تغییرات را القاء می نماید می تواند احاطه و کنترل کاربر را بر امور خدمات الکترونیک افزایش دهد .
روش تحقیق :
مشکل اصلی نمونه مورد بررسی که واحد دانشگاهی است عدم تمایل کارکنان به پذیرفتن سیستم خدمات الکترونیک جهت پردازش درخواستهای پذیرش متقاضیان تحصیل و اصرار بر استفاده از سیستم های سنتی مبتنی بر کاغذ است , چاپ مدارک و مستندات , بایگانی آنها در پرونده ها . اتکاء بر سیستم کاغذی , منتهی به دوباره کاری , افزایش بار عملیات کاری , اشتباه و سردرگمی می شود . در نتیجه واحد مورد بررسی نسبت به فراهم سازی خدمات مناسب دچار کندی و در نتیجه انبوهی تقاضاهای ثبت نام جواب داده نشده می گردد . سیستم خدمات الکترونیک مبتنی بر وب را به منظور کاهش بار تقاضاهای در انتظار و بهبود کارائی و اثربخشی خدمات به دانشجویان معرفی شده است . این مقاله شواهد مورد نیاز را از منابع مختلف مستند سازی نظیر مصاحبه های باز و مشاهدات رفتار افراد مورد آزمون , جمع آوری شده و تحت بررسی قرار می دهد ( ین 1994 ) . جلسات و مصاحبه ها به صورت باز صورت می پذیرد . محقق در آغاز عنوانی را مطرح می نماید و پاسخ دهندگان نظراتشان را در ارتباط با وقایع مرتبط با موضوع مطروحه تبیین می نمایند . مصاحبه ها در ابتداء ضبط شده و سپس جهت تجزیه و تحلیل مکتوب می شوند . بهتر است پاسخ های بدست آمده با سایر اطلاعات بدست آمده از منابع دیگر همزمان مورد بررسی قرار گیرد . محققان از استنتاج مبتنی بر یکسری سوالات کلیشه ای در این روش جمع آوری داده اجتناب می نمایند , زیرا این امر دامنه مطالعه را محدود و مانع دستیابی به اطلاعات مهم و ارزشمند می شود.
تجزیه و تحلیل نمونه :
A : تجربه و دیدگاه کارکنان در ارتباط با سیستم اطلاعات حسابداری
اکثریت کارکنان معتقدند که قابلیت سیستم اطلاعات حسابداری می بایست به نحوی باشد که آنها را قادر سازد تا وظایفشان را بصورت الترونیکی به انجام رسانند . عموم کارکنان ( 90% ) به این موضوع با در نظر گرفتن ابعاد مختلفی از سیستم اطلاعات حسابداری و با اخذ تصمیمات متفاوتی مبنی بر میزان کاربرد بخشهای مورد نظرشان در جریان کاری شان جهت بازیابی و اخذ اطلاعات مورد نیازیشان , پاسخهای خود را ارائه داده اند . کارکنان معتقدند تصمیم گیری نسبت به پذیرش و استفاده از سیستم اطلاعات حسابداری مشکل است زیرا برخی از امورات کاری تنها بخشی از آنها بصورت الکترونیکی صورت پذیرفته و مابقی آن می بایست با اتکاء به سیستم مبتنی بر کاغذ تکمیل شود . بنابراین انتخاب سیستم مناسب تر را در راستای احراز و انجام الزامات کاری شان پیچیده و مشکل است . کلیه کارکنان بخش ثبت نام شکایت دارند که هنگام استفاده از سیستم پردازش الکترونیکی درخواستهای پذیرش توسط سیستم اطلاعات حسابداری با کاری شان افزایش یافته و روند کاری آنها را دچار کندی می نماید و باعث پیچیدگی و ابهام می شود , که این خود ناشی از کیفیت ضعیف اطلاعات است . به نظر کارکنان دلیل چنین امری افزایش تعداد مستندات کاغذی و اطلاعاتی است که می بایست از متن آنها بصورت دستی و قبل از پزدازش الکترونیکی درخواستهای پذیرش وارد سیستم اطلاعات حسابداری شود . از نظر کارکنان دایره مورد بررسی گروه طراحی سیستم به طور کافی نیازهای کاربران را جهت تشخیص و فهم رودن کاری آنها , از آغاز تا پایان , و هچنین ضرورت لحاظ نمودن روند فوق الذکر در سیستم اطلاعات حسابداری بر اساس مهارت و توانئی کارکنان مورد تجزیه و تحلیل قرار نداده اند . در نتیجه 70% کارکنان فاقد مهارت لازم جهت استفاده از سیستم به منظور بازیابی و استخراج اطلاعات هستند .
لند (1999) بیان نمود که کاربران ممکن است فاقد توانائی لازم در راستای استفاده از سیستم ها باشند که این امر خود ناشی از سطوح متفاوت مهارت و دانش می باشد . این وضعیت در مورد کارکنان دایره مورد بررسی نیز صدق می نماید . اجرای الکترونیکی امورات شغلی توسط کارکنان مستلزم داشتن تجربه و آگاهی بیشتر نسبت به آنچه که در ماورای صفحه رایانه شان رخ می دهد , است . در سیستم مبتنی بر کاغذ رویه های مختلف مرتبط با وظایف کاری برای کارکنان قابل درک و آشنا است : جائی که اطلاعات ذخیره می شود مثلا در یک پرونده ( پوشه ) , سازماندهی و بایگانی مستندات و بازیابی اطلاعات که بصورت سیستماتیک به هم مرتبط شده اند . در سیستم اطلاعاتی جدید درک ضعیفی در ارتباط با آنچه که سیستم اطلاعات حسابداری از فرایند کاری در ماورای صفحه رایانه سازماندهی می نماید , وجود دارد , بخصوص زمانی که این امر مستلزم به اشتراک گذاشتن اطلاعت میان کاربران مختلف باشد. بعلاوه کارکنان اظهار داشته اند که ابزارهای تعامل با سیستم نظیر مرورگرها , دکمه ابزارهای عملیاتی علی رغم آموزش های اولیه غیر شفاف و دارای کیفیت ضعیفی هستند . برای مثال یکی از کارکنان چنین بیان داشته است که : " تجربه بسیار کمی در کار با سیستم اطلاعات حسابداری داریم ما نمی دانیم چطور کار می کند و چه خروجی از آن می توانیم انتظار داشته باشیم . با توجه به تجربه تعامل با سیستم مذکور می دانیم که نمی توان در تمامی حوزه های کاری از آن استفاده نمود و هنوز در حال توسعه و تکامل است . سیستم بطور 100% کامل نشده است و استفاده از آن مستلزم تحمل ریسک و خطر است " .
یکی از کارکنان بیان می دارد که : " حوزه و دامنه کاری خیلی محدود است ما نمی توانیم از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده نماییم . این سیستم درست کار نمی کند ما مجبوریم برای تکمیل کارها از سیستم مبتنی بر کاغذ نیز استفاده نماییم . این امر بار کاری ما را افزایش می دهد . حتی اگر بخواهیم یک کار ساده را انجام دهیم زمان زیادی را باید صرف نماییم . از طرفی این دو سیستم باهم سازگار نیستند . و می بایست بر هردو سیستم اتکا نماییم . گاهی اوقات در تشخیص سیستم بهتر دچار سردرگمی می شویم " . دیدگاه مشابهی میان اکثریت کارکنان ( 80% ) بیانگر این است که سیستم اطلاعات حسابداری ناکافی است این دیدگاه بطور واضحی در تمامی مصاحبه ها و جلسات با کارکنان دیده شده است و هیچ یک از کاکرکنان به کفایت آموزشهای داده شده نظر مساعدی نداده اند . لند (1999) معتقد است مهارت در استفاده از سیستم می تواند با استفاده از آموزه های یادگیری افزایشی کسب شود . در غیاب چنین اموزشهای در نمونه مورد بررسی کارکنان به منابع متعدد مبتنی بر کاغذ به منظور جمع آوری اطلاعات مورد نیازشان جهت تکمیل امور مبتنی بر سیستم اطلاعات حسابداری مراجعه می نمایند . یکی از کارکنان می افزاید که :
" ما نیاز داریم بر مستندات کاغذی و دیگر پایگاه های داده ای جهت تکمیل امورات کاری اتکاء نماییم ما می بایست از هردو سیستم استفاده نماییم ( سیستم مبتنی بر کاغذ و سیستم اطلاعات حسابداری ) و گاهی اوقات این امر خیلی وقت مان را میگیرد . ما نیاز داریم تجربه بیشتری را در استفاده از سیستم بدست آوریم تا اینکه سیستم بتواند در انجام کارمان کمک نماید . سوابق مبتنی بر کاغذی وجود دارند که هیچ ارتباطی با سیستم اطلاعات حسابداری ندارند . ما استفاده از آن سیستم را ادامه می دهیم بعلاوه اینکه از پایگاه های داده ای دیگر استفاده می نماییم که با سیستم اطلاعات حسابداری مرتبط نیست . اما مدیر IT به ما می گوید که ارتباط این پایگاه های داده ای با سیستم اطلاعات حسابداری به زودی برقرار می شود , اما این امر زمانبر است و به این زودی هم اتفاق نمی افتد " . در جلسات و مصاحبه ها کارمندان بر روی مسائلی همچون قابلیت استفاده از سیستم , شناخت , فشردگی کار با دو سیستم و پیچیدگی امور به هنگام انجام وظایف کاریشان تمرکز می نمایند . پیچیدگی امور را می توان در مورد نحوه کنترل و مرور سیستم اطلاعات حسابداری , بازیابی اطلاعات و جستجو , پردازش رویداد ها و پشتیبانی همزمان بیان نمود . کارکنان سیستم را بر حسب قابلیت استفاده و آنچه که سیستم می تواند متفاوت از دیگر گزینه های موجود برای آنها به ارمغان داشته باشند مورد ارزیابی قرار می دهند . به عنوان مثال یکی از کارکنان می گوید " که سیستم اطلاعات حسابداری به اندازه کافی جهت بررسی اشتباهات ساده , بررسی اشتباهات املائی یا گرامری هوشمند نیست , در حالیکه ما تجربه این مسائل را در استفاده از سیستم WORD درک نموده ایم . این موارد ابزارهای اولیه جهت تسهیل کار ما هستند که در سیستم اطلاعات حسابداری در دسترس ما قرار ندارند . وقتی که مشغله کاری ما بالاست این ابزارها کمک زیادی در انجام کارها به ما می کنند . اجتناب از اشتباهات املائی و گرامری صرفه جوئی زیادی در وقت می کند . اما معتقدیم سیستم می باایست با چنین امکاناتی جهت کمک به ما در انجام کارها طراحی شود " .
در اصل انتظارات کارکنان کاربر سیستم اطلاعات حسابداری برآورده نشده است . کمبود و نقص اطلاعات نسبت به سوابق و تجارب قبلی آنها , جهت کمک به تحقق امورات کاریشان , آثاری منفی بجا گذاشته است . کارکنان بعضا برخی از عملگرهای الکترونیکی را در قالب سیستم های دیگر تجربه کرده اند و انتظار دارند سیستم جدید با تجارب قبلی آنها منطبق باشد . تاکید کارکنان کاربر سیستم اطلاعات حسابداری آن است که اطلاعات کافی و با کیفیت ارائه نمی شود و سیستم جدید در انجام وظایف کاریشان موثر واقع نمی شود .
تحقیقات قبلی نشان داده اند که اگر سیستم اطلاعات حسابداری نیازهای اولیه اطلاعاتی کاربران را برآورده سازد این امر می تواند به گونه ای مثبت جریانات بعدی مرتبط با امورات کاریشان را تحت تاثیر قرار دهد و به وضعیت روال ( ثبات ) منجر شود . ( هافمن و نواک 1997 ) . در چنین وضعیتی فرد بشدت درگیر و تحت تاثیر فعالیتهای مبتنی بر رایانه قرار می گیرد و فرد در چنین شرایطی کمترین آگاهی را در ارتباط با آنچه که در محیط اطرافش اتفاق می افتد را به دلیل تعامل عمیق در فعالیتهای مبتنی بر رایانه , دارا است . در نمونه مورد بررسی این شرایط با موانع یا غیر قابل دسترسی بنظر می رسد . کارکنان از برآورده کردن تمامی الزامات کاریشان , که مستلزم اطلاعات با کیفیت در محیط الکترونیک است , ناتوان هستند . در جلسات برگزار شده کارکنان اصولا بر محدود شدن قابلیت استفاده و براورده سازی نیازهای اطلاعاتی , در مواجه با سیستم اطلاعات حسابداری تاکید داشته اند . برای مثال یکی از کارکنان گفته است که :" می بایست مستندات , سوابق و اطلاعات مرجع زیادی را مورد استفاده قرار دهیم , قبل از اینکه صحت آنرا در سیستم اطلاعت حسابداری مورد تایید قرار دهیم . سوابق و مستندات کاغذ زیادی وجود دارند که می بایست در جریان آنها قرار بگیریم . اگر آنها بصورت الکترونیکی در اختیار ما قرار می گرفت در انجام کارها کمک زیادی می نمود . اما این امر محقق نشده است " . بیش از 65% کارکنان به از دست رفتن علاقه و اشتیاق شان به استفاده از سیستم به دلیل عدم آگاهی از نحوه بازیابی و استفاده از اطلاعات به هنگام عدم کارکرد سیستم اطلاعات حسابداری اذعان داشته اند . کارکنان معتقدند هیچ شانسی مبنی بر تداوم استفاده از سیستم اطلاعات حسابداری وجود ندارد هر چند که سیستم کارکرد صحیح و مناسبی ندارد . برای کارکنان محرز است که اگر سیستم اطلاعات حسابداری به درستی کار ننماید , آنها می توانند بر سیستم مبتنی بر کاغذ به عنوان جایگزین اتکاء نمایند . اما چنانچه کارکنان احساس کنند که کارها می توانند به سرانجام برسند به اتکا قابلیت استفاده سیستم اطلاعات حسابداری پیش میروند وگرنه به سیستم مبتنی به کاغذ رجوع میکنند . بررسی و رسیدگی به اطلاعات در سیستم اطلاعات حسابداری جهت احراز استاندارد های لازم جهت ثبت نام دانشجویان بین الملی ممکن نیست و در حال حاضر می بایست در قالب فرم های کاغذی بررسی نماییم و این خیلی زمانبر است , سیستم اطلاعات حسابداری فاقد چنین قسمتی است که بتواند این الزامات را بررسی نماید و تمامی این موارد میبایستی به صورت دستی توسط کارمندان انجام شود . تجربه برخورد و تعامل نامناسب کاربران کارمند در استفاده از بخشهای مختلف سیستم اطلاعات حسابداری در وهله اول به برداشت آنها از ویژگیهای وب سایت در انتقال اطلاعات با کیفیت ضعیف ناشی شده است . وب سایت سیستم اطلاعات حسابداری بدون در نظر گرفتن الزامات کاری کارکنان طراحی شده است . مشکل تعامل کارکنان نسبت به قابلیت استفاده بخشهای مختلف سیستم اطلاعات حسابداری به مواردی نظیر قطع مداوم خطوط ارتباطی ‚ از بین رفتن یا حذف نامه های الکترونیکی ‚ اطلاعات ناقص و ریز بودن اندازه خطوط نوشتاری مربوط می شود
یکی از کارکنان میگوید که : " سیستم اطلاعات حسابداری نیازمند بهبود ویژگی های عملیاتی و ارائه بخش ها و امکانات بهتر است تا بتواند استفاده را برای ما راحتتر نماید. در حال حاضر این سیستم برای ما خیلی مبهم است تا بتوانیم درک کنیم مثلا یک دکمه مرورگر انجام می دهد . برخی از خطوط ارتباطی سایت کار نمی کند که این امر برای ما ناخوشایند است . دانشجویان بین المللی ما از این بابت شکایت دارند ‚ بعضا گاهی اوقات نامه های الکترونیکی آنها را دریافت نمی کنیم و اندازه نوشتاری جهت خواندن بسیار کوچک هستند ‚ بخصوص برای کاربران خارجی که زبان اولشان انگلیسی نیست . ما می بایست بتوانیم اندازه نوشتاری را تغییر دهیم و صفحه بندی ها را مطابق نیازمان تغییر بدهیم . ما باید بتوانیم نامه های الکترونیکی را سازماندهی و در پوشه های دسته بندی نماییم ‚ در حالیکه قادر به انجام هیچ یک از این کارها نیستیم . در شراط روال که در بالا به آن اشاره شد توجهات محدود به زمینه های محرک مشخص می شود و به مسائل بی ارتباط کمتر پرداخته می شود . یکی از محققان معتقد است " در شرایط روال فرد کاملا در وضیت جدید جا افتاده است , در حالی که آگاهی خودش را از روند پردازش طی تعامل با وب سایت افزایش می دهد , صفحه رایانه می تواند به عنوان زمینه محرک مشخص توجه فرد را جلب میکند " . در نمونه مورد بررسی کارکنان ابراز داشتند که موانع بسیاری را در سر راه استفاده از وب سایت سیستم اطلاعات حسابداری تجربه نموده اند این موانع باعث شده اند تا تمرکز کارکنان به هم خورده و اطلاعاتی با کیفیت ضعیف ایجاد گردد برای مثال تعدادی از کارکنان بیان نموده اند که هنگام وارد نمودن اطلاعات به سیستم با قطعی خطوط ارتباطی مواجه شده اند که این باعث به هم خوردن تمرکز انها شده و اطلاعات نادرست انتقال داده شده یکی از کارکنان اینگونه میگوید : به دلیل زمان استراحت ارتباط کارکنان با سیستم های اطلاعات حسابداری قطع میشود و کارکنان میبایست مجددا تمامی اطلاعات را وارد نمایند این امر دوباره کاری و تکرار اطلاعات را به بار می اورد . اطلاعات مشابه مجددا وارد سیستم میشود ‚ و این امر تفکیک میان درخواست های مختلف را مشکل میکند ما نمیدانیم چرا سیستم قطع میشود در حالی که مورد استفاده قرار دارد . در دایره ثبت نام وقتی کارکنان مشکلاتی را در استفاده از سیستم اطلاعات حسابداری تجربه میکنند استفاده از رویکرد های سنتی نظیر تعامل های رودرو را نسبت به رویکرد های آنلاین ترجیح میدهند . کارکنان اظهار داشتند که تماس رو در رو با مدیریت IT جهت اخذ کمک و پشتیبانی را نسبت به برقراری ارتباط از طریق نامه الکترونیکی ترجیح میدهند اگر چه این امر مستلزم صرف زمان جهت جابجایی از یک بخش به بخش دیگر است. در ادامه کارکنان نسبت به اثر بخشی سیستم اطلاعات حسابداری قضاوت میکنند انها نسبت به سیستم نا امید هستند زیرا به لحاظ عملیاتی جهت فراهم نمودن اطلاعات با کیفیت با توجه به نیازهای کاری آنها نقص هایی وجود دارد . سابقه تعامل انها با سیستم به عنوان یک تجربه آموزشی مثبت تلقی نمیشود. به نظر انها سلسله اشتباهات و ناکامی های سیستم به دلیل انتقال اطلاعات ضعیف پایانی ندارد . به عنوان مثال یکی از کارکنان بیان میدارد که " ما نمی توانیم نامه پذیرش را برا ی دانشجویان ممتاز تحت سیستم اطلاعات حسابداری ارائه نماییم ‚ نمونه های از پیش طراحی شده ای نیز وجود ندارد . ما میباست آنها را به صورت دستی ارائه دهیم و میبایست بایگانی سوابقی از این مستندات نگه داری نماید و انها را از طریق بررسی های مستمر به روز نگه داریم گاهی اوقات ثبت تمامی اطلاعات در بایگانی های کاغذی ممکن نمیباشد زیرا برخی دانشجویان به صورت الکترونیکی با ما در ارتباط هستند و از طریق نامه الکترونیکی به انها پاسخ میدهند این شرایط سبب شده است تا مستندات و سوابق کاغذی افزایش یابد . سیستم اطلاعات حسابداری در این زمینه می بایست فعال تر شود .
B : انگیزه کارکنان و سیستم اطلاعات حسابداری
95% از کارکنان نشان داده اند که می خواهند این سیستم به آنها در انجام امور کاریشان قابلیت انعطاف پذیری ارائه دهد , که آنرا از طریق تسهیل ویرایش و اصلاح اسناد , دسترسی آسان به امکان جستجوی اطلاعات در سیستم اطلاعات حسابداری , ارائه خدمات با سرعت بالا , وجود یک صفحه ورودی به سیستم , فهم بخشهای مدیریتی سیستم و نحوه عمل آنها , تکمیل تمام بخشهای کاری به صورت الکترونیک , بهبود عملکرد کاری , برگزاری جلسات مداوم آموزشی جهت آشنائی با این سیستم و توانائی های آن , فرصت آشانائی با دیگر قابلیت های کاربردی سیستم و کسب نتایج مثبت با استفاده از سیستم و اطلاعات دقیق کاری , فراهم سازد .
ریگان و اوکنور ( 1994 ) اظهار داشته اند که کارهائی که از نظر افراد جذاب به نظر می رسند ویژگیهای ذیل را دارا هستند : 1 ) جدیت در کار را تجربه و درک نمایند . 2) بابت خروجی کارشان مسئولیت را تجربه کنند 3 ) از نتایج اقدامات کاریشان اگاهی داشته باشند . 4 ) رضایت روزافزون را تجربه کنند , سطحی که در آن حد کارمند به این نتیجه می رسد که کار فرصتهائی را برای رشد و توسعه آنها فراهم می آورد . 5 ) نیاز روز افزون را تجربه کنند , که عبارت است از میزان تمایل کارکنان برای رشد و توسعه خودشان .
C : دیدگاه کارکنان نسبت به سهولت استفاده سیستم اطلاعات حسابداری
ویژگی سهولت استفاده از یک سیستم در اثر تعامل با سیستم شفاف و قابل درک می شود . کارکنان تصور می کردند که سیستم اطلاعات حسابداری را بسختی می توان بکار گرفت . سیستم فاقد انعطاف پذیری لازم جهت انجام وظایف شغلی شان مطابق الزامات مشخص شده , است . کارکنان اظهار داشته اند که کماکان در ویرایش مستندات , اضافه نمودن نمونه نامه ای جدید , جستجوی نام و سوابق دانشجویان , بررسی گرامری و املائی و دیگر بررسی های لازم , وارد کردن داده ها , تمایز بین درخواست پذیرش و استعلامات , اجتناب از دوباره کاری و تکرار , مشکلاتی را دارند . از نظر آنها سیستم فاقد قابلیت استفاده است . 100% کارکنان بیان داشته اند که به دنبال سیستمی جدید که نسبت به سیستم مبتنی بر کاغذ کاربرد آسان تری داشته باشد . یک سیستم خوب سهولت بکارگیری را بر اساس مهارت و توانائی کارکنان تکمیل و تلفیق می نماید . از نظر کارکنان سیستم اطلاعات حسابداری برای کاربران بیرون سازمانی نسبت به کارکنان مستقر در درون سازمان بهتر و مفید تر است .55
% کارکنان معتقدند استفاده از سیستم اطلاعات حسابداری گیج کننده است . این سردرگمی ناشی از بعد تکنیکال سیستم است . برخی دیگر معتدقند که سیستم درهم و برهم می باشد و آنرا سازمان نیافته تلقی می نمایند .
در ارتباط با دوباره کاری کارکنان معتقدند که اگر دانشجوئی در حال وارد کردن آنلاین اطلاعات در فرمهای مخصوص باشد و در بین کار ارتباط وی با سیستم قطع شوند , تمامی داده های وازد شده توسط وی می بایست مجددا وارد شود . در صورت برقراری مجدد ارتباط هیچ گونه فیلتری برای جلوگیری از وارد نمودن دوباره داده های وارد شده قبلی و تکرار آنها وجود ندارد . اگر سیستم می توانست دانشجو را شناسائی و به وی اخطار دهد که تنها داده های بخشهای تکمیل نشده را وارد نماید , مشکل تکرار داده را کاهش می یابد . گاهی اوقات با 4 یا 5 درخواست پذیرش تکراری مواجه می شویم . اکثریت کارکنان در ارتباط با نحوه نمایش سیستم اطلاعات حسابداری از جنبه های نظیر اندازه کوچک نمایش خطوط و سختی خواندن آن , سرعت پایین بارگذاری سیستم به علت وجود تصاویر زیادی و بزرگ شکایت دارند . برای مدیریت اثربخش امور کاری , کارکنان نیازمند سطح بالائی از کنترل نسبت به گزارشاتی هستند که سیستم اطلاعات حسابداری ارائه کرده است , که هم به لحاظ دسترسی و هم به لحاظ کاربرد مشکلاتی را به همراه دارند . بر اساس بررسی های انجام شده گزارشات مشابه ایجاد شده مبتنی بر سیستم کاغذی به لحاظ دسترسی و کاربرد ساده تر است . یکی از کارکنان می گوید سطوح بالای کنترل را در سیستم اطلاعات حسابداری نیاز دارند تا امورات کاریشان راحتر پیش برود : " ما به کنترل بیشتری نسبت به کارمان در سیستم اطلاعات حسابداری نیاز داریم . نمی توانیم گزارش ایجاد کنیم . سیستم اطلاعات حسابداری شماره ها را تغییر می دهد . در سیستم کاغذی می توانستیم اسم دانشجویان را بگیریم و جزئیات اطلاعات متعلق به آنها را چک نمائیم ‚ به این ترتیب می توانستیم تشخیص دهیم کدام دانشجو پذیرفته و کدامیک از آنها رد شده اند . در سیستم اطلاعات حسابداری نمی توانیم به چنین اطلاعاتی دست پیدا کنیم و بنابراین مجبوریم یکی یکی بصورت دستی کنترل نماییم تا وضعیت پذیرش آنها را متوجه شویم . این امر بر تمایل کاربران به تداوم استفاده از سیستم اثر گذاشته است " .
D : نقطه نظرات کارکنان در مورد کارائی و فایده سیستم اطلاعات حسابداری :
تمامی کارکنان انتظار داشتند که سیستم اطلاعات حسابداری در امورات کاریشان مفید و قابل کاربرد واقع شود و کارائی آنها را تحت تاثیر قرار داده و منجر به بهبود عملکرد در مدیریت کارشان بصورت الکترونیکی گردد . وقتی کارکنان برای پر کردن خلاء های ناشی از عملکرد نه چندان خوب سیستم حسابداری مجبور به استفاده از سیستم کاغذی می شوند ‚ به فایده سیستم اطلاعات حسابداری شک نموده و از طرف دیگر نسبت به توانائی خودشان در انجام کارها نیز تردید می نمایند . ارزیابی کارکنان از کارایی سیستم اطلاعات حسابداری از قضاوت آنها در مورد اینکه آیا کل کار آنها به طیق الکترونیکی قابل انجام است یا خیر برمیگردد , اگر چنین نباشد آنها سیستم کاغذی را مناسب تر می دانند . این یک نشانه روشن است که سیستمی را برای کار انتخاب میکنند که بیشترین فایده را برای به سرانجام رساندن کارشان داشته باشد ‚ به جای اینکه بخواهند از هر دو سیستم به طور همزمان استفاده کنند. همچنین کارکنان اظهار داشتند که فایده سیستم اطلاعات حسابداری تحت تاثیر شماری از مسائل تکنیکی است. مشکلاتی نظیر به خاطر سپردن چندین رمز عبور ‚ نمایش صفحات متعدد کاری . یکی از کارکنان میگوید که: ابتدای هر روز کاری مجبوریم چهار رمز عبور را وارد کنیم تا به صفحه نمایش سیستم اطلاعات حسابداری متصل شویم و سپس یک رمز عبور دیگر را به کار برده تا ارتباط با شبکه برقرار شود . این کار را باید دقیق انجام دهیم وگر نه باید تمامی این فرآیند دوباره تکرار شود . گاهی اوقات باید چندین بار در طی روز این کار را انجام دهیم . همچنین کارکنان دایره ثبت نام میگویند که سیستم اطلاعات حسابداری به کندی کار میکند و ممکن است سبب از بین رفتن محتویات پایگاه های داده ای شود از انجاییکه در طول روز به طور همزمان تعداد زیادی از کارکنان از سیستم استفاده میکنند برای مثال یکی از کارکنان میگوید : " که هر روز صبح به سیستم نامه الکترونیک وصل شویم این امر بخصوص در دوره های زمانی شلوغی کار مثل ماه های ژانویه و فوریه با مشکلات زیادی روبه روست و این امر سبب میشود کارها به موقع انجام نشود در چنین شرایطی دوست دارم تعداد کارمندان کمتر شود تا بلکه سرعت سیستم افزایش یابد یکی دیگر از کارکنان می افزاید که سیستم کاغذی این نقص ها را ندارد و از طرفی تمامی ابزار های مورد نیاز جهت انجام کارها در اختیار ما قرار می دهد مثل فرم خام نامه ها , در خواست های پذیرش و دیگر فرم ها. مدت هاست که ما از این سیستم استفاده میکنیم و انچه که در اختیارمان نیست را میتوان به راحتی به جریان کاری وارد نمود " . یکی از مشکلات اصلی سیستم اطلاعات حسابداری نا توانی کاربر در اضافه نمودن سریع نیاز های کاربر در شرایط خاص است . یکی دیگر از کارکنان , متصدی درخواستهای پذیرش مدعی است که سیستم اطلاعات حسابداری برای نمایندگان شان مفید نیست , زیرا انها برای دریافت رمز عبور و اتصال به سیستم با مشکلاتی مواجه اند در ادامه می افزاید که " نمی توانیم تقاضا نامه دریافتی از نمایندگان را وارد سیستم کنیم , هزاران نمونه از این درخواست های پذیرش را از سراسر دنیا دریافت می کنیم در حال حاضر نمی توانیم به سیستم اطلاعات حسابداری وارد شویم چرا که رمز عبور نداریم . دانشجو کیست ؟ متقاضی کیست ؟ نماینده و کارگزار کیست ؟ این اطلاعات را نمی دانیم . قبل از پذیرش و قبول یک تقاضانامه , سیستم به این اطلاعات نیاز دارد . بنابراین کارگزار و نماینده باید در دفترش بنشیند و تمام وقت به سیستم متصل باشد , تا نامه های دریافتی از دانشجویان بین المللی بررسی نماید , که گاهی اوقات امکان پذیر نیست . بنابراین این سیستم برای نمایندگان ما مناسب نیست و در نتیجه یکی از مسائلی که ماه هاست با آن درگیر هستیم " .
کارمندی که نقاط ضعف سیستم اطلاعات حسابداری را به مدیر IT گزارش میداد , پیشنهاد که کارائی سیستم را در صورتی میتوان ارتقاء داد که تعداد زیادی از کارکنان آنرا استفاده نمایند و نقاطی که نیاز به اصلاح دارند را گزارش نمایند . او خاطر نشان کرد : پیشنهادات کارکنان برای اصلاح کارائی سیستم اطلاعات حسابداری باید از طریق نامه الکترونیک برای مدیر IT ارسال شود . باید خاطر نشان کرد که برخی کارکنان مواردی را گزارش می کنند که اشتباه عمل مینمایند یا به درستی کار نمی کنند , تنها تعداد کمی از آنها سعی می کنند اصلاحات را گزارش نمایند . هر چه تعداد کارکنان کاربر از سیستم افزایش یابد تاکید بر اصلاح کارائی سیستم افزایش خواهد یافت ‚ اما در حال حاضر چنین اتفاقی رخ نداده است . یکی از کارمندان میگوید که : " سیستم اطلاعات حسابداری امکان ردیابی سریع را در فرایند جستجو داراست . او می گوید که هزاران درخواست پذیرش , از دانشجویان بین المللی متقاضی سرتاسر دنیا , از طریق نامه الکترونیک دریافت می کنیم . وقتی از سیستم مبتنی بر کاغذ استفاده می شود نمی توان مشخص نمود کدامیک از این درخواستها به سرانجام می رسد و به ازای آن دانشجو پذیرش می شود . هیچ ارتباطی بین سیستم دریافت درخواست و سیستم پذیرش وجود ندارد , همچنین هیچ گونه داده ای که نرخ تبدیل را مشخص نماید در دسترس نیست . انتظار من این است که حدود 1% درخواست های پذیرش و حتی کمتر به دانشجو تبدیل می شوند , که این امر خیلی مطلوب به نظر می رسد . خیلی کار می برد تا مشخص شود که یک متقاضی علاقه مند است یا خیر . سیستم اطلاعات حسابدرای می تواند در این زمینه کمک زیادی در تسریع امور نماید و مفید ظاهر شود . اما قبل از اینکه سیستم بتواند کمک به ما را در این زمینه آغاز نماید , با مشکلاتی مواجه هستیم " . به هر حال این کارمند معتقد است سیستم اطلاعات حسابداری می تواند بسیار مفید ظاهر شود . اما استفاده از آن در سطح سازمان بعد از 2 سال اجرا فرقی ننموده است . عامل مفید بودن سیستم از دید کارکنان فاکتور مهمی است که بر استمرار کاربرد سیستم تاثیرگذار است . به محض اینکه آنها به نواقص سیستم پی ببرند , می توانند براساس مفید واقع شدن سیستم مبنی بر افزایش سرعت و کارائی امور شغلیشان , نسبت به استفاده یا عدم استفاده از آن تصمیم گیری نمایند .
E : پیش بینی کارکنان در باره کاربرد سیستم اطلاعات حسابداری
در جلسات و مصاحبه ها ‚ کارکنان خاطر نشان کردند که کاربرد فزاینده از سیستم اطلاعات حسابداری زمانی اتفاق میافتد که این سیستم امکان اتصال بهتری را فراهم نموده و بار کاری را تعدیل و استفاده از ان منجر به کاهش استفاده از سیستم کاغذی شود . همچنین امکان اضافه نمودن و تعریف فرم های لازم تحت شرایط خاص در سیستم اطلاعات حسابداری فراهم شود و توسط یک موتور جستجوی قوی امکان بازیابی سریع و دقیق اطلاعات مورد نیاز ممکن شود , همچنین شرایطی فراهم گردد که اطلاعات نمایندگان به صورت الکترونیک وارد گردد .
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 14 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
