هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران ( هما )
(فعالیت و حسابداری انبارهای فنی)
مقدمه
شرکت هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران « هما » در پنجم اسفند ماه سال 1340 هجری شمسی به منظور حمل و نقل مسافر و بار و مرسولات پستی در داخل وخارج کشور و انجام امور مربوط به هواپیمایی بازرگانی تاسیس گردید . این شرکت دارای قانون تاسیس و اساسنامه مستقل است که شمول قانون بر آن مستلزم ذکر نام است.
سهام شرکت هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران متعلق به دولت با نام و غیر قابل انتقال میباشد . در آخرین ساختار که در سالهای بعد از انقلاب اسلامی برای هما تصویب شد مجمع عمومی هما متشکل از وزیر راه و ترابری / وزیر اقتصاد ودارایی و رئیس سازمان برنامه و بودجه مشخص گردید که در راس مجمع عمومی وزیر راه و ترابری قرار دارد . در کلیه کشورهای جهان بهره‌برداری هوائی بازرگانی توسط موسسات حمل و نقل هوائی انجام می‌گیرد . شرکتهای هواپیمایی به منظور ایجاد هماهنگی‌های نزدیک با یکدیگر در سال 1919 میلادی انجمن یاتا را در شهر لاهه هلند تشکیل دادند . اعضاء ایکائو دولتها هستند . در هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران قسمتهای خرید / دریافت / انبار / از قسمتهای حیاتی شرکت محسوب می‌شوند که اینجانب در طرح ارائه شده اقدامات واحد حسابداری انبارهای فنی و فعالیت انبارهای فنی را شرح داده‌ام .
موضوع : درخواست اقلام انباری - اقلام تعمیری
الف – مقدمه
دسترسی سریع به قطعات فنی از جمله مهمترین نیازهای قسمت مهندسی و تعمیرات در آماده نگاهداشتن و تعمیر ناوگان « هما » میباشد برای انجام این مهم قسمت پشتیبانی کننده (تدارکات ) با توجه به برنامه‌ریزی‌های قسمت مهندسی و تعمیرات اقدام به خرید و نگاهداری قطعات مورد نیاز می‌نماید .
عمر مفید قسمتی از این قطعات با درخواست از انبار و نصب بر روی قطعه بزرگتر و یا هواپیما آغاز و پس از باز شدن قطعه از روی قطعه مادر و یا هواپیما (بعلت آسیب‌دیدگی و از کار افتادگی ) خاتمه می‌یابد . در هواپیمائی جمهوری اسلامی ایران از این قطعات بعنوان قطعات مصرفی یاد شده و پس از صدور از انبار ارزش متوسط قطعه خارج شده از ارزش دارائیهای انبار کسر و به حساب هزینه تعمیرات منظور می‌گردد.
قطعات مصرفی از نقطه نظر سیستم پشتیبانی « هما» دارای شماره سریال خاص برای هر قطعه نمی‌باشند و اگر چه کمپانی سازنده اقدام به ثبت شماره سریال بر روی هر قطعه نماید ، این شماره سریال ملاک شناسائی و وجه افتراق بین قطعات نظیر نمی‌باشد . عامل شناسائی این قطعات در هنگام سفارش خرید شماره فنی کارخانه سازنده هواپیما و یا شماره‌های فنی ارائه شده از سوی سازندگان اصلی قطعات و یا تولید کنندگانی که مجوز ساخت قطعه را از سازندگان اصلی دریافت نموده‌اند می باشد در سیستم پشتیبانی « هما » ملاک شناسائی قطعات مصرفی شماره فنی قطعه بهمراه شماره فنی داخلی **میباشد و کارتهای کنترل موجودی در مقابل شماره‌های فنی داخلی کلیه شماره‌های فنی قطعات جایگزین را که در انبارهای « هما » وجود دارند معرفی می‌نماید .
گروهی دیگر از قطعات دارای عمر تعریف شده و زمان مصرف و بعبارت دیگر دارای زمان و رکود می باشند که طی لیستی بنام TBO مشخص شده‌اند این لیست توسط واحد پشتیبانی مهندسی (واحد ضریب اطمینان هواپیما ) تهیه و در اختیار واحد کنترل تولید ( واحد برنامه‌ریزی قطعات ) گذاشته میشود . در این لیست که بترتیب برای هر نوع هواپیما تهیه شده است ، شماره فنی ، نام قطعه ، زمان کارکرد مجاز قطعه ، تعداد قطعه روی هر هواپیما ، کارهائی که پس از باز کردن برنامه‌ای قطعه از روی هواپیما باید بر روی انجام شود و بالاخره زمان نگهداری قطعه در انبار درج شده است . این لیست ماخذ اصلی کار در واحد برنامه‌ریزی قطعات میباشد و کارتهای واحد برنامه‌ریزی با توجه به این لیست تهیه می شود . عمر قطعات در این لیستها به چهار صورت تعیین شده است :
- قطعاتی که دارای عمر ساعتی مشخص ( مثلاً 4 هزار ساعت ) می باشند و این عمر بصورت عددی در لیست ثبت میشود.
- قطعاتی که دارای عمر ساعتی مشخص نمی‌باشند و تا زمانیکه اشکالی در مورد آنها گزارش نشود از روی هواپیما باز نمی‌شوند.( CM)
- قطعاتی که دارای عمر ساعتی مشخص نمی‌باشند ولی می‌بایست بطور مرتب روی هواپیما بازدید شوند .( OC)
- قطعاتی که دارای عمر قانونی نگهداری در انبار ***می‌بشند و انباردار می بایست در فواصل زمانی این قطعات را مورد بررسی قرار داده و در صورت خاتمه عمر قانونی نگهداری آنها در انبار با صدور دستور کار **** آنها را جهت بازبینی و تعمیر ارسال نماید .
مبنای محاسبه این عمر تعداد خرابی و باز شدن قطعه و ساعت کار آن میباشد.
هر یک از این چرخه‌های حیاتی ( سیکل عمر ) با درخواست قطعه از انبار ونصب بر روی هواپیما ، ارسال جهت تعمیر ، بازگشت قطعه از تعمیر و جایگزین شدن مجدد قطعه در انبار پایان می‌یابد. هر یک از این قطعات تا زمانیکه چرخه‌های حیاتی ادامه دارد بعنوان یک قطعه انباری مورد استفاده قرار می‌گیرد . چنانچه بنابر محدودیتهای تعریف شده توسط کمپانی سازنده و یا بنابر تشخیص منبع تعمیر کننده داخلی یا خارجی غیر قابل تعمیر و اسقاط اعلام شود قطعه از انبار خارج خواهد شد . قطعات تعمیری نسبت به قطعات مصرفی دارای ارزش بیشتری بوده و با وجود اینکه از نظر تعداد در مقایسه با قطعات مصرفی درصد عمده‌ای را تشکیل نمی‌دهند ( 6000 هزار قطعه تعمیری در مقابل 000/110 قطعه مصرفی ) از نظر ارزش قسمت عمده‌ای از دارائیهای انباری « هما » را شامل می‌شوند . ( ارزش اقلام تعمیری 70% ارزش کل موجودیهای انبارهای « هما » میباشد ) از نظر عملکرد الی شرکت در زمانیکه قطعه جهت نصب بر روی هواپیما از انبار خارج می شوند هیچگونه عملیات حسابدرای انجام نمی‌شود . (هیچ حسابی بدهکار و یا بستانکار نمی‌گردد) و تنها در زمانیکه قطعه قابلیت تعمیر و مصرف خود را از دست بدهد( اسقاط اعلام شود ) قسمت قطعه به حساب هزینه منظور و از حساب دارائیهای انبار کسر می‌گردد در مسیر گردش قطعه و در زمانیکه قطعه جهت تعمیر ارسال می‌گردد هزینه‌های متعلقه به حساب هزینه‌های تعمیرات ثبت می‌گردد.
از نظر سیستم پشتیبانی « هما » هر قطعه تعمیری گذشته از شماره فنی که همانند قطعات مصرفی توسط کمپانی سازنده هواپیما و یا تولید کننده اصلی برای آن مشخص شده ودر بین تمامی قطعات تعمیر مشابه مشترک است ،دارای یک شماره سریال میباشد که این شماره بهمره شماره فنی به منزله شماره شناسائی قطعه تعمیری است و واحد برنامه‌ریزی قطعات * وظیفه بروز نگاهداشتن اطلاعات مربوط به هر شماره سریال و ثبت نقل و انتقالات قطعه ونصب آن بر روی هواپیماهای مختلف را از اولین نصب تا زمانیکه قطعه غیر قابل مصرف ( اسقاط یا مفقود ) اعلام شود عهده‌دار میباشد لازم بتوضیح است که شناسنامه و سابقه قطعات تعمیری نصب شده بر روی هواپیماهائی که به ناوگان « هما » افزوده می شوند در زمان تحویل دادن هواپیما توسط فروشنده به « هما » تحویل می شود .
نحوه درخواست قطعات مصرفی و چگونگی گردش اسناد مربوط به آنها در « هما » طی گزارش شماره 92/ گ / 592 مورخ 6/6/67 طرح وتشکیلات ارائه و مورد تائید نمایندگان قسمتهای مختلف قرار گرفت **.
چگونگی درخواست قطعات تعمیری و نحوه ارسال و یا دریافت آنها جهت تعمیر طی این گزارش مورد بررسی قرار می‌گیرد و سایر اقداماتیکه توسط قسمت قسمت تدارکات در رابطه با اقلام تعمیری و تعمیر اقلام مصرفی انجام می گیرد طی پیوستهای ردیف 10-1 الی 1-1 ارائه شده است .
ب- مراحل تحویل و تحول قطعه تعمیری
پس از اینکه به هر علتی قطعه تعمیری از هواپیما پیاده شد ، مکانیک بعنوان نخستین اقدام کارت مخصوص * قطعه تعمیری را تکمیل و پس از تائید بازرس به قطعه الصاق می‌نماید . توضیح اینکه کارت قطعه تعمیری دارای سه قسمت C,B,A میباشد که این قسمتها با پرفراژ از یکدیگر جدا شده‌اند مکانیک پس از پیاده کردن قطعه ،اطلاعات مربوط به قسمت A را به شرح زیر تکمیل می‌نماید :
- نام هواپیما ( شماره ثبتی )
- موقعیت نصب موتور – POSITION (در مورد موتور و قطعات موتور )
- نام مکانیک
- ایستگاهی که قطعه در آن پیاده شده است
- تاریخ باز شدن قطعه
- شماره فنی و شماره سریال قطعه
- شرح ونام قطعه
- علت باز شدن قطعه
- تائید سرشیفت فنی
پس از انجام عملیات فوق مکانیک به انبار تعمیری مراجعه و با ارائه قطعه معیوب ، قطعه قابل استفاده را از انبار تحویل گرفته و مشخصات کامل قطعه جدید را در فرم WORK SHEET ( پیوست شماره 2-2) ثبت می‌نماید .
چنانچه در زمان مراجعه مکانیک قطعه مورد درخواست در انبار موجود نباشد بنابر روشهائی که در پیوست شماره 2-1 ذکر شده است نسبت به تامین قطعه اقدام می گردد.
در صورتیکه مکانیک قطعه معیوب را برای دریافت قطعه جدید تحویل دهد مشخصات کامل قطعه معیوب در سطر OFF فرم WORK SHEET درج می‌گردد.
اگر در هنگام مراجعه مکانیک قطعه جدید را بدون ارائه قطعه معیوب درخواست نماید تنها سطر ON فرم WORK SHEET توسط مکانیک تکمیل میشود و انبار قطعات تعمیری تا دریافت قطعه معیوب و ثبت مشخصات آن در سطر OFF فرم مذکور مسئله دریافت قطعه ر با شیفت دریافت کننده قطعه پیگیری می‌نماید .
پ- عملیات انبار قطعات تعمیری در ارسال قطعه
انبار قطعات تعمیری پس از دریافت قطعه معیوب اقدامات زیر را انجام میدهد :
- در صورتیکه مکانیک از معیوب بودن قطعه مطمئن نبوده و در روی کارت قطعه تعمیری (COMPONENT TAG) کلمه HOLD و یا TROUBLE SHOOTING را درج نموده باشد قطعه موقتاً در محل خصی در نبار نگهداری و مسئله با همان شیفت کاری که قطعه را به انبار آورده پیگیری می‌گردد .
در صورتیکه مکانیک قطعه را مجدداً درخواست و پس از آزمایش در محل و یا روی هواپیما قابل استفاده * تشخیص دهد قسمت OK کارت قطعه تعمیری را تکمیل و پس از ممهور نمودن به مهر بازرس فنی جهت استقرار در انبار بعنوان یک قطعه سالم ارسال می نماید. اگر در آزمایش مشخص شود که قطعه اشکال دارد ، ایراد قطعه در محل علت باز شدن ( REASON FOR REMOVAL) ذکر و قطعه جهت تعمیر تحویل انبار می‌گردد.
با مراجعه به لیست قطعات قابل تعمیر در « هما » **مشخص میشود که قطعه در کارگاههای داخلی قابل تعمیر است و یا می‌بایست جهت تعمیر به خارج ارسال گردد . چنانچه قطعه قابل تعمیر در داخل باشد مراحل عمل با صدور فرم دستور کار داخلی *** به شرح صفحه بعد آغاز میشود :
- ثبت نام کارگاه تعمیر کننده در محل WORK REQUIRED
- امضاء انباردار در حل ISSUED BY STORE SIG.
- درج شماره ثبتی هواپیمائی که قطعه از آن پیاده شده است در محل AC REG
- شرح ( نام ) قطعه معیوب درمحل DESCRIPTION
- ثبت شماره سریال قطعه معیوب در محل S/N RMVD
- ثبت شماره موتور (محل موتور ) در محل POSITION
- ثبت علت باز شدن قطعه در محل REASON FOR REMOVAL
(اطلاعات فوق از روی کارت قطعه تعمیری که توسط مکانیک درج شده است در روی دستور کار نوشته میشود .)
- ثبت شماره فنی قطعه تحویلی به مکانیک در محل : P/N INSTALED
- ثبت شماره سریال قطعه تحویلی به مکانیک در محل : S/N INSTALED
- ثبت تاریخ صدور دستور کار در محل : DATE ISSUED
- بایگانی نسخه دوم ( زرد رنگ SUPPLY COPY NO 1) بعنوان سند ارسال به مهندسی و تعمیرات و ثبت مشخصات قطعه و دستور کار صادره در کارت موجودی انبار
- ارسال قطعه ،کارت تعمیر و چهار نسخه دستور کار به واحد برنامه‌ریزی کارگاهها* .
به این ترتیب عملیات انبار قطعات تعمیری در ارسال قطعه جهت تعمیر در کارگاههای داخلی پایان می‌پذیرد و انبار در انتظار دریافت قطعه تعمیر شده از قسمت مهندس و تعمیرات میباشد.
ت- عملیات واحد برنامه‌ریزی کارگاهها
در واحد برنامه‌ریزی کارگاهها ابتدا قطعه ، دستور کار و کارت تعمیر را با یکدیگر مقابله و چنانچه مغایرتی در اطلاعات درج شده بر روی دستور کار ، قطعه و کارت تعمیر ( بخصوص اشکالات ناشی از آسیب دیدگی وشکستگی قطعه در حمل و نقل بین انبار و واحد برنامه‌ریزی کارگاهها ) مشاهده شود و یا عیوبی در قطعه وجود داشته باشد که در دستور کار نوشته نشده باشد ، قطعه و مدارک همراه جهت تکمیل اطلاعات به انبار عودت داده می شود . ولی اگر مغایرتی مشاهده نشود قطعه وکارت تعمیر در محل نگاهداری و دستور کار جهت درج ساعات کارکرد به واحد برنامه‌ریزی ساعت کار قطعات ارسال می‌گردد.
واحد برنامه‌ریزی ساعت کار قطعات با مراجعه به کارت کارکرد * ساعات کار قطعه را بر روی دستور کار ثبت و کارت کارکرد را تکمیل می‌نماید سپس برگ اول ( سفید رنگ ) دستر کار را در سوابق بایگانی 3 نسخه باقیمانده را به واحد برنامه‌ریزی کارگاهها عودت می دهد . در واحد برنامه‌ریزی کارگاهها با توجه به تعداد قطعه قابل استفاده موجود در انبار ( SERVICEABLE BALANCE) اولویت تعمیر قطعه مشخص و روی دستور کار ثبت و کلیه مشخصات در کارت کنترل تعمیر قطعات ** ثبت می‌گردد . در این مرحله کارت سابقه *** از فایل خارج و ضمیمه دستور کار می گردد .پس از انجام اقدامات فوق نسخه مقوائی دستور کار در واحد برنامه‌ریزی کارگاهها نگاهداری و قطعه تعمیری بهمراه سه قسمت کارت تعمیر و کارت سابقه و نسخ 3و4و5 (صورتی ، سبز و زرد ) دستور کار به کارگاه مربوطه ارسال می‌گردد.
در کارگاه پس از تعمیر قطعه کارت سابقه و قسمتهای B,A کارت تعمیر توسط مکانیک تکمیل و پس از تائید بازرس مربوطه با مهر INSPECTED ممهور می‌گردد و قطعه تعمیر شده همراه سوابق به واحد برنامه‌ریزی کارگاهها ارسال میشود .(نسخه زرد فرم دستور کار در کارگاه بایگانی میشود ) .
در واحد برنامه‌ریزی کارگاهها مجدداً قطعه ،کارت تعمیر و کارت سابقه با یکدیگر مقابله و پس از تائید نسخه صورتی دستور کار جایگزین نسخه مقوائی شده و نسخه مقوائی معدوم می‌گردد. کارت سابقه در فایل مربوطه و دو قسمت اول کارت تعمیر به ترتیب زمانی بایگانی می‌گردد تا چنانچه در آینده بر این ین قطعه حادثه‌ای پیش بیاید با مراجعه به آن تعمیر کنترل شود .
سپس قطعه تعمیر شده همراه نسخه سبز دستور کار و قسمت OK کارت تعمیر به انبار ارسال می‌گردد.
ث- اقدامات انبار قطعات تعمیری در زمان دریافت قطعه تعمیر شده
در انبار قطعات تعمیری ابتدا نسخه زرد دستور کار از فایل خارج و پس از تطبیق با نسخه سبز این فرم که همراه قطعه آمده است مشخصات قطعه در کارت انبار ثبت و قطعه در محل مربوطه قرار داده میشود .
ج- بازگشت قطعات تعمیر نشده به انبار
چنانچه در کارگاه قطعه قابل تعمیر تشخیص داده نشود کارگاه دو وضعیت جهت قطعه مشخص می‌نماید .
1- قطعه اسقاط شده و قابل تعمیر نمی‌باشد .
2- قطعه در شرایط موجودی در کارگاههای داخلی قابل تعمیر نیست .
درحالت اول قطعه جهت تهیه گزارش اسقاط به انبار عودت داده میشود . انبار قطعات تعمیری با استناد به گزارش کارگاه فرم اسقاط * را تهیه و بنابر دستور‌العمل شماره 00-13-29 مورخ 14/2/73 عمل می‌نماید .
اما درحالت دوم یعنی زمانیکه کارگاه با وجود اینکه بنابر لیست قطعات قابل تعمیر می‌بایست قطعه را تعمیر نماید ولی بنابه عللی قادر به تعمیر قطعه نمی‌باشد .در اینصورت دستور کار را با مهر SEND OUT ممهور و به انبار عودت میدهد . در این حالت اقدامات انبار تعمیری در مورد این قطعه همانند قطعاتی است که هنوز صلاحیت تعمیر آنها در کارگاههای داخلی تائید نشده است .
چ- اقدامات واحدها در رابطه با ارسال قطعات تعمیری به خارج
1- انبار تعمیری :
چنانچه بنابر لیست قطعات قابل تعمیر و یا تشخیص کارگاه امکان تعمیر قطعه در کارگاههای داخلی موجود نباشد . ابتدا همانند مرحله قبل فرم دستور کار * تهیه و با مراجعه به کارت رکود انبار شماره سفارشهای تعمیر و تعداد قطعات تحت تعمیر در منابع خارجی مشخص و در روی دستور کار ثبت می‌گردد. با مقایسه تعداد اقلام قابل استفاده در انبار ،روند مصرف قطعه و وضعیت برگشت قطعات تحت تعمیر در منابع خارجی وضعیت نیاز به قطعه مشخص می‌گردد چنانچه با توجه به موجودی قطعات وضعیت قطعه بحرانی باشد برای دریافت سریعتر قطعه از تعمیر اقدام میشود .
دستور کار پس از صدور برای درج ساعت کارکرد به واحد برنامه‌ریزی قطعات ارسال می‌گردد . با توجه به این امر که قطعات نو و قطعاتی که از تعمیر باز می‌گردند تا مدتی تحت تضمین کمپانی فروشنده و یا تعمیر کننده می‌باشند در زمان صدور دستور کار برای قطعه ابتدا به کارت قطعه در انبار مراجعه و تاریخ آخرین ورود قطعه به انبار بررسی میشود . هدف این بررسی مشخص نمودن این امر است که آی قطعه هنوز در ضمانت کمپانی فروشنده یا تعمیر کننده قبلی میباشد و یا خیر چنانچه قطعه ضمانت تعمیر کننده و یا فروشنده قبلی نباشد در محل WORK REQUIRED دستور کار محل تعمیر * ثبت می‌گردد سپس فرم دستور تعمیر ** با درج اطلاعات زیر تهیه میشود .
تعداد ، شماره فنی « هما » شماره فنی کمپانی سازنده اصلی قطعه ، شماره فنی کارخانه (بوئینگ یا ایرباس ) شماره سریال قطعه ،زمان کارکرد قطعه از تعمیر کلی قبلی ( TSO) ، شرح قطعه ، نوع تعمیرات ( در محل INSTRUCTIONS) ، در قسمت INSTRUCTIONS پنج مورد پیش‌بینی شده است . چنانچه منظور از ارسال قطعه موردی غیر از سه مورد :
تعمیرات مورد نیاز ،تعمیر کلی و یا تغییر باشد در سطر چهارم ( OTHER) عمل مورد درخواست « هما » (مثلاً انجام آزمایش ) ذکر می‌گردد. در آخرین سطر این قسمت ( NOTE) مطالبی جهت راهنمائی کمپانی تعمیر کننده درج میشود (مثل قطعه بزرگتری که این قطعه از آن پیاده شده است)
تاریخ تقریبی که قطعه مورد نیاز میباشد . در محل قیمت تقریبی ( ESTIMATED COST) جمله : TO BE ADVISED (در مورد لاستیکها قیمت قطعی ذکر می‌گردد) درج و در محل هاشورزده شماره ثبتی هواپیما و شماره دستور کار مربوطه قید می‌گردد.
در صورتیکه قطعه خرید جدید بوده و یا بعنوان قطعه آماده به کار از انبار دریافت و هنوز در ضمانت فروشنده باشد ابتدا فرم ضمانت *** در سه نسخه جهت قطعه صادر و در محل ST.COST فرم دستور تعمیر کلمه " WARRANTY" و شماره REF ST NO. درج می‌گردد . نسخه اول این فرم همراه سایر مدارک جهت کمپانی تعمیر کننده ، نسخه دوم همراه نسخه پیگیری فرم دستور تعمیر ونسخه سوم در بایگانی نامه‌های صادره واحد انبار قطعات تعمیری بایگانی می گردد. در مواردی که قطعه بعلت خرابی قبل از موعد ودر زمانی که هنوز ضمانت کمپانی تعمیر کننده معتبر می باشد از هواپیما باز میشود نیز هزینه تعمیر بعهده کمپانی تعمیر کننده قبلی میباشد در اینحالت انبار قطعات اقدام به صدور فرم بدون هزینه * در سه نسخه نموده و در روی دستور تعمیر کلمه NO CHARGE را قید می‌نماید سپس همانند فرم ضمانت ، اسناد توزیع می شود .
پس از انجام اقدامات فوق و در پایان روز از قطعات آماده جهت ارسال به خارج صورت برداری می شود ، که در این فهرست شماره ردیف ، شماره فنی قطعات ،شماره سریال قطعات ، شرح قطعات شماره دستور تعمیر ، نام منبع تعمیر کننده و تاریخ تهیه فهرست ذکر می‌گردد( پیوست شماره 11-2 لیست اقلام ارسالی ) سپس قطعات آماده برای ارسال بهمراه نسخ 6 و 7و8 دستور تعمیر (نسخه مقوائی دستور تعمیر به قطعه الصاق شده است) همراه لیست به واحد دریافت و توزیع ارسال و در روی لیست رسید گرفته میشود . واحد دریافت و توزیع پس از تهیه بارنامه ** و SHIPPING MEMO *** یک نسخه از بارنامه و دو نسخه از SM. را به انبار تعمیری تحویل میدهد . انبار تعمیری پس از دریافت مدارک فوق اقدام به تفکیک و ارسال مدارک به شرح زیر می‌نماید :
نسخه اول و چهارم دستور تعمیر بهمراه نسخه زرد . SM، بارنامه ( و در صورت صدور فرمهای ضمانت و یا بدون هزینه فرمهای صادره ) جهت کمپانی تعمیر کننده قطعه.( در پاره‌ای از موارد نسخه چهارم دستور تعمیر به کارت مقوائی مربوطه الصاق وهمراه قطعه ارسال می‌گردد) .
نسخه دوم دستور تعمیر (صورتی ) در فایل پیگیری کمپانی تعمیر کننده ، نسخه سوم ( سبز رنگ) فرم دستور تعمیر جهت ثبت بر روی کارتهای انبار این اسناد پس از ثبت درکارت انبار جهت بایگانی به دفتر انبارها ارسال می‌گردد.
نسخه پنجم فرم دستور تعمیر (زرد رنگ ) به قسمت مالی واحد رسیدگی و کنترل مالی . با این اقدام عملیات انبار قطعات تعمیری در رابطه با ارسال قطعه به خارج خاتمه می‌پذیرد و انبار در انتظار دریافت قطعه و یا پاسخ کمپانی تعمیر کننده ( این پاسخ با کامل کردن و ارسال نسخه ACKNOWLEDGMENT و یا تلکس کمپانی تعمیر کننده تکمیل میشود ) میباشد . پس از دریافت جواب کمپانی تعمیر کننده پاسخ کمپانی در فایل زمان بندی جوابهای ماهیانه (TICKLER PILE) به تاریخ روز دریافت ( زمان تقریبی اعلام شده از سوی کمپانی تعمیر کننده ) بایگانی میشود.
ح- دریافت قطعه از تعمیر
چنانچه تعمیر بصورت عادی انجام و قطعه پس از تعمیر به انبار قطعات تعمیری تحویل شود این واحد در رابطه با پیگیری تعمیر اقدامی نخواهد نمود .
در صورتیکه 30 روز پس از ارسال قطعه جوابی از کمپانی تعمیر کننده دریافت نشود با اعلام مشخصات دستور تعمیر وبارنامه طی تلکس از کمپانی تعمیر کننده کسب اطلاع و جواب کمپانی تعمیر کننده همراه تلکس انبار در فایل زمان‌بندی جوابهای ماهیانه بایگانی می‌گردد.
عملیات واحد قطعات تعمیری در مورد قطعه با توجه به جواب کمپانی بشرح زیر میباشد:
1- در صورتیکه کمپانی انجام تعمیر و ارسال قطعه را اعلام نماید ، شماره بارنامه ، تاریخ و شماره پروازی که بنابراعلام کمپانی قطعه بر روی آن به تهران ارسال شده است بر روی نسخه صورتی دستور تعمیر ثبت و مراتب جهت پیگیری و ترخیص قطعه از گمرک به واحد دریافت و توزیع اطلاع داده میشود .
2- در صورتیکه پاسخ کمپانی دال بر غیر قابل تعمیر بودن قطعه و یا غیر اقتصادی بودن * تعمیر باشد ، در مورد قطعات کوچک که هزینه ارسال آنها به تهران در مقابل ارزش اسقاط قطعه قابل توجیه باشد طی تلکس به کمپانی اعلام می شود که قطعه را در محل اسقاط نماید . در مورد قطعاتی که ارزش اسقاط آنه ا بیش از هزینه ارسال به تهران باشد و یا اینکه قطعه اسقاط شده در تهران کاربرد آموزشی داشته باشد طی تلکس از کمپانی تعمیر کننده درخواست میشود که قطعه را به تهران ارسال نماید . در هر دو حالت پس از دریافت تلکس کمپانی که اسقاط قطعه را اعلام می‌نماید مانند حالتی که قطعه توسط منابع داخلی غیر قابل تعمیر اعلام شود برابر دستور‌العمل شماره 00-13-29 مورخ 14/2/73 فرم اعلام اسقاط تهیه و جهت واحدهای ذیربط ارسال می‌گردد.
3- چنانچه کمپانی در پاسخ انبار عدم دریافت قطعه را اعلام نماید اطلاعات مربوط به بارنامه و لیست بسته‌بندی ( PACKING LIST) از واحد دریافت و توزیع اخذ و مسیر قطعه از مرکز تا کمپانی تعمیر کننده با واحد صادرات خارجی بار پیگیری میشود چنانچه اقدامات در پیدا کردن قطعه به نتیجه مثبتی برسد مراتب به کمپانی تعمیر کننده منعکس و اقدامات بعدی در رابطه با تعمیر انجام خواهد شد . در صورتیکه با انجام اقدامات فوق قطعه پیدا نشود گزارش مفقودی با امضاء سرپرستی انبارها تهیه و همراه مدارک زیر برای دریافت خسارت به واحد بیمه ارسال می‌گردد:
- مشخصات کامل قطعه مفقودی
- کپی مکاتبات انجام شده با کمپانی و نتیجه پیگیریها
- کپی دستور تعمیر قطعه
- کپی لیست بسته‌بندی
- کپی بارنامه
- کپی مانیفست بار
- کپی صورتحساب خرید قطعه ( یا استعلام قیمت از طریق تلکس ) نامه مفقودی جهت اقدام به واحدهای زیر رونوشت میشود :
- واحد کنترل موجودی جهت خارج کردن قطعه از کارت کاردکس و صدور سفارش خرید مجدد در صورت لزوم
- واحد حسابداری انبارها (کنترل اسناد )
- واحد برنامه‌ریزی قطعات جهت خارج نمودن کارت قطعه مفقودی
- انبار تعمیری جهت ثبت در کارت انبار
لازم بتوضیح است که چنانچه قطعه در مسیر بین انبار قطعات تعمیری و کارگاه تعمیر کننده داخلی نیز مفقود شود نامه مفقودی همانند روش فوق جهت دریافت خسارت از بیمه تهیه میشود که این نامه یک کپی اضافه جهت انعکاس موضوع به واحد نظارت و بازرسی خواهد داشت .
4- چنانچه پس از اعلام مشخصات و زمان حمل از طرف کمپانی تعمیر کننده قطعه به انبار نرسد و بعبارت دیگر قطعه در مسیر بازگشت مفقود شود . مسیرحرکت قطعه از کمپانی تعمیر کننده تا انبار با واحد واردات خارجی بارپیگیری می شود و در صورت پیدا شدن قطعه مراتب به کمپانی اعلام می شود . اما در صورتیکه با انجام پیگیریها قطعه پیدا نشود همانند مرحله قبل گزارش بیمه تهیه و مانند مرحله قبل موضوع تا دریافت خسارت از بیمه پیگیری میشود گیرندگان رونوشت نامه‌ها و اقدامات آنها نیز همانند مرحله قبل میباشد .
5- چنانچه کمپانی تعمیر کننده پس از دریافت قطعه اعلام نماید که علاوه بر اشکالاتی که توسط انبار اعلام شده است قطعه در مسیر حمل از تهران به مرکز تعمیراتی صدمه دیده است پس از دریافت قطعه تعمیر شده هزینه اضافه‌ای که هما می‌بایست بابت تعمیر صدمه حمل بپردازد همراه با مدارکی که در قسمت قبل ذکر شد و صورتحساب کمپانی برای تعمیر اضافی جهت دریافت خسارت به واحد بیمه ارسال می‌گردد.
6- چنانچه پس از رسیدن قطعه به « هما » بررسیهای واحد دریافت و توزیع و یا بازرسان مهندسی و تعمیرات بیانگر این امر باشد که قطعه در مسیر بازگشت ( پس از تعمیر ) آسیب دیده است . با تائید بازرس گزارش مرجوعی (REJECTION REPORT) تهیه و این گزارش همراه با مدارکی که قبلاً درمورد ادعای خسارت به آنها اشاره شد به بیمه اطلاع داده میشود .
در نامه‌ایکه به این منظور جهت افتتاح پرونده به بیمه ارسال می گردد شماره دستور تعمیر جدیدی که جهت قطعه آسیب دیده صادر میشود ونام کمپانی تعمیر کننده به شرکت بیمه اطلاع داده شده واعلام می‌گردد که هزینه تعمیر پس از اطلاع از کمپانی تعمیر کننده به بیمه منعکس خواهد شد .
7- چنانچه همانطور که در ابتدای این بحث گذشت تعمیر قطعه بصورت عادی انجام و قطعه سالم به واحد دریافت و توزیع « هما » برسد ، پس از کسب اطلاع از واحد دریافت خارجی انباردار برای دریافت قطعه به واحد دریافت خارجی مراجعه و قطعه را که قسمت C کارت قطعه تعمیری (OK TAG) به آن متصل است ( منبع تعمیراتی تگ قابل خدمت بودن قطعه را تهیه و همراه گواهی قابل استفاده بودن * آن ارسال می‌نماید انباردار در هنگام دریافت قطعه پس از بررسی گواهی فوق یک نسخه از آنرا به همراه قطعه دریافت می‌نماید . در صورتیکه کمپانی تعمیر کننده تنها گواهی فوق را ارسال نموده باشد و تگ قابل خدمت بودن صادر نشده باشد اطلاعات مربوطه از روی گواهی فوق الذکر توسط بازرس فنی بر روی تگ قابل خدمت درج و پس از مهر نمودن تگ ،قطعه به انبار ارسال می‌گردد و کارت مقوائی دستور تعمیر که با مهربازرس ممهور شده است تحویل گرفته و پس از مقایسه قطعه و کارتهای همراه روی نسخ دستور تعمیر در محل RECEIVED رسید داده و پس از ثبت مشخصات قطعات تعمیری در فرم تحویل ** به انبار مراجعه می‌نماید .
خ- اقدامات پس از تحویل قطعه به انبار
بموجب دستورالعملهای مهندسی و تعمیرات برخی از قطعات می‌بایست پس از برگشت از تعمیر در کارگاههای داخلی آزمایش ( TEST) شوند اینگونه قطعات قبل از جایگزینی در قفسه مربوطه با صدور دستور کار به کارگاه مربوطه ارسال می‌شوند و پس از تائید کارگاه بعنوان یک قطعه قابل خدمت (SERVICEABLE PART) بحساب خواهند آمد .
قطعات قابل خدمت همراه با یک نسخه از فرم تحویل به مسئول مربوطه تحویل می‌گردد و نسخه دوم فرم تحویل جهت انجام مراحل زیر به واحد پیگیری انبار ارائه میشود :
1- بررسی نوع تعمیر انجام شده با تعمیر درخواست شده و کشف مغایرتهای احتمالی
2- اعلام مغایرتهای احتمالی طی تلکس به کمپانی تعمیر کننده در این مرحله چنانچه مغایرت مشاهده شده سبب شود که قطعه بلا استفاده شود مکاتبات لازم برای انجام تعمر درخواست شده با کمپانی تعمیر کننده انجام و قطعه با صدور دستور تعمیر جدید و فرم NO. CHARGE مجدداً باطی مراحل که ذکر شد برای تعمیر ارسال می‌گیرد .
3- پس از انجام مراحل فوق نسخه دوم فرم تعمیر تا رسیدن نسخ دریافت و توزیع برای انجام عملیات حسابداری در انبار نگاهداری میشود .
د- پیدا شدن قطعه مفقودی
در صورتیکه قطعه‌ایکه قبلاً مفقودی اعلام شده است پس از انجام اقدامات « هما » و دریافت خسارت از بیمه پیدا شود اقدامات بند " خ" درمورد آن انجام و با صدور فرم SUP12 این قطعه به موجودیهای انبار اضافه می شود از نظر عملکرد مالی ارزش قطعه پیدا شده در بدهکار حساب انبار و بستانکار حساب 006359556 « هما » ثبت می‌گردد.
ذ- نتیجه و ارزیابی
این گزارش بر مبنای گزارش شماره 149/ گ/ 592 مورخ 25/8/67 با هدف به روز درآوردن اطلاعات گزارش فوق الذکر با همکاری سرپرستی قطعات تعمیری قسمت تدارکات تهیه شده است .
بدنبال تصمیم‌گیریهای انجام شده در جلسات بررسی سیستم پشتیبانی « هما » و انتخاب انبار قطعات تعمیری بعنوان نقطه شروع بررسی جدید طی این گزارش و ضمائم آن سعی شده است روال موجود در گردش قطعات تعمیری و اقداماتی که قسمتهای مختلف در انجام این مهم عهده‌دار هستند به تفصیل مشخص شده و با بررسی نمایندگان تام الاختیار قسمتهای تدارکات ، خدمات مدیریت ، مالی و مهندسی و تعمیرات اشکالات و نواقص سیستم موجود مرتفع گشته و این وضعیت بعنوان مدل تبدیل سیستم دستی به سیستم مکانیزه مورد استفاده قرار گیرد .
در تهیه این گزارش صرفنظر از هزینه‌های مصروفه جهت تهیه گزارش 149/ گ / 592 که بعنوان گزارش منبع مورد استفاده قرار گرفته حدود 200 ساعت وقت بررسی و کارشناسی و یکصد و پنجاه ساعت زمان جهت اقدامات پشتیبانی (تهیه فرمهای پیوست ، ماشین نویسی اصلاح نمونه‌ها ، تکثیر و ...) آن صرف شده است .
موضوع :
نحوه درخواست قطعات مصرفی و چگونگی گردش اسناد مربوط به آنها در « هما »
1- نحوه درخواست اقلام مصرفی از انبار
بنابر سیاست جاری شرکت هواپیمائی جمهوری اسلامی ایران کلیه اقلامیکه دارای مصرف متوالی می‌باشند در چهارده انبار موجود نگهداری می‌شوند مصرف کنندگان اینگونه اقلام در زمان نیاز اقدام به صدور فرم درخواست از انبار * را می‌نمایند.
اطلاعاتی که مصرف کننده در زمان تهیه درخواست بر روی فرم درج می‌نماید ، عبارتست از:
الف – اطلاعات کلی در مورد درخواست کننده و علت درخواست شامل :
- نوع هواپیما و شماره ثبتی هواپیما (در مورد اقلام مربوط به هواپیما)
- کد محل ( واحد )
- مرکز هزینه
- نوع هزینه
- آدرس تحویل گیرنده
- شماره دستور کار
ب- اطلاعات مربوط به اقلام درخواستی شامل :
- تعداد درخواستی
- واحد مصرف جنس
- شماره فنی قطعه ( جنس )
- کلاس تعیین شده برای قطعه ( جنس)
- شرح جنس قطعه
پس از درج اطلاعات فوق درخواست کننده فرم را امضاء و جهت تائید سرپرست قسمت و یا مقام تائید شده از سوی سرپرست قسمت ارائه می‌نماید پس از کسب تائید درخواست کننده بسته به مورد یا به انبار مورد نظر مراجعه می‌نماید و یا اینکه نسخه درخواست را با پست شرکت COMAIL جهت انبار ارسال می‌نماید .
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 68 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلودمقاله هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران ( هما ) (فعالیت و حسابداری انبار
