چکیده:
امروزه شاید هیچ واژه ای درمدیریت به اندازه واژه سیستم اطلاعات مدیریت کاربرد نداشته باشد.تمام فعالیتهایی که به کمک رایانه صورت می پذیرد،سیستم اطلاعاتی گویند.ازسیستمهای سخت افزار پیچیده تاگزارشهای جاری حسابداری،ازسیستمهای بازده قوی که موقعیت فضا پیماهاراترسیم می کند،تا منابع داده های اولیه نظیر حسابها وصورتحسابها جملگی بیانگرسیستم اطلاعاتی است.ولی سیستم اطلاعات مدیریت،سیستمی رسمی درسازمان است که گزارشهای لازم برای فراگرد تصمیم گیری مدیران درسطوح مختلف سازمان را فراهم می آورد." MIS" یک مجموعه کاملی است که،دارای سه جز اصلی نظام پردازش معامله، نظام گزارشهای مدیریت و نظام پشتیبانی تصمیم می باشد.
بایدتوجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کندو تکامل وکاربرد مفاهیم آن با روندی دیگر وباسرعت بیشتری توسعه یافته است.
همچنین سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری وسیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید و بازاریابی وفروش متکی برپایگاههای مشترک ومتقابل زیرمجموعه های سیستم اطلاعات مدیریت می باشند.
سیستم اطلاعات حسابداری ،ترکیبی از مطالعه وممارست علم حسابداری ،همراه با طراحی،اجرا وپایش سیستم های اطلاعاتی می باشد.چنین سیستمی منابعی ازتکنولوژیهای جدیدبهمراه متدهای کنترل سنتی حسابداری را برای پشتیبانی اطلاعاتی استفاده کنندگانی که برای مدیریت سازمانهای خود نیازمنداطلاعات به روزشده می باشند،فراهم می سازد. این سیستم،مجموعه ای از ذخیره های اطلاعاتی است که معمولابراساس کامپیوتر بنا نهاده شده که مفاهیم اساسی حسابداری رابامزیت های سیستمهای اطلاعات مدیریتی ترکیب نموده وبا تجزیه وتحلیل وثبت ونگهداری معاملات تجاری وآماده سازی صورتهای مالی وارائه اطلاعات لازم به استفاده کنندگان را میسرمی سازد. آنچه که در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعاتی مدیریت مشترک است توجه محوری به اطلاعات است.دراصل سیستم اطلاعات حسابداری بوسیله سیستم های اطلاعات مدیریتی پوشش داده می شوند واز اطلاعات تولید شده توسط آن استفاده می کند؛همچنین، دو هدف عمده ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی و ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری را دنبال می کند.
پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعاتی حسابداری بوسیله زیر سیستمها انجام می شود. اگر سیستم پردازش مبادلات به صورت صحیح طراحی شده باشد باعث می شود داده ها به خوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارآمد و موثر باشد.
در این مقاله، نویسنده سعی کرده است ضمن بررسی وتشریح اهداف عمده سیستمهای اطلاعات حسابداری، فعالیتهای لازم برای زسیدن به آن اهداف را بیان کرده و همچنین به دلایل عدم استقرار نظامهای اطلاعات حسابداری در ایران بپردازد.
مقدمه
امروزه شاید هیچ واژه ای درمدیریت به اندازه واژه سیستم اطلاعات مدیریت کاربرد نداشته باشد.تمام فعالیتهایی که به کمک رایانه صورت می پذیرد،سیستم اطلاعاتی گویند.ازسیستمهای سخت افزار پیچیده تاگزارشهای جاری حسابداری،ازسیستمهای بازده قوی که موقعیت فضا پیماهاراترسیم می کند،تا منابع داده های اولیه نظیر حسابها وصورتحسابها،از بانکهای اطلاعاتی مرکزی که اطلاعات راجمع آوری می کند،سامان می دهد،ذخیره وتلخیص می کندتاسیستمهای ذخیره سازی کنونی که ازبیست سال پیش وجود داشته است،ازسیستمهای ترکیبی جامع مدیریت مرکزی تاترمینالهای از راه دور متخصصان که به رایانه متصل است،جملگی بیانگرسیستم اطلاعاتی است.ولی سیستم اطلاعات مدیریت،سیستمی رسمی درسازمان است که گزارشهای لازم برای فراگرد تصمیم گیری مدیران درسطوح مختلف سازمان را فراهم می آورد.
دنیای امروز، دنیای اطلاعات است و کسی برنده است که اطلاعات بیشتر و مربوط‌تری در اختیار داشته باشد. بی توجهی به این مهم می‌تواند منشاء مخاطراتی عمده در تصمیم گیریها باشد. در ادبیات مدیریت،تصمیم گیری را از اهم وظایف مدیران وگاه تمام شغل آنها می‌دانند. تردیدی نیست که مدیران سازمانها دائماً مواجه با موقعیتهایی می‌شوند که نیازمند اتخاذ تصمیمات درست است و تصمیم گیری چیزی جز انتخاب راه کاری معین از میان گزینه های موجود و ممکن نیست. آنچه بیش از هر چیز در تصمیم‌گیری اهمیت دارد، تعریف صحیح مشکل یا مسأله است و پس ازآن، یافتن راه‌حلهای ممکن برای آن مسأله و نهایتاً انتخاب از میان این راه حل هاست که اهمیت می‌یابد. در تمامی این فرآیند نقش برجسته و مهم اطلاعات کاملاً مشهود است. در واقع بدون اطلاعات صحیح و نسبتاً دقیق امکان تعریف درست مشکل وجود ندارد و بدون اطلاعات، نه می‌توان راه حلهای مناسب را مشخص کرد و نه راهنمایی برای انتخاب صحیح در دست است. در اغلب سازمانها بخش عمده تصمیمات مدیران به نحوی درگیر با اطلاعات مالی است و به همین دلیل اطلاعات مالی در بیشتر موارد نقش کلیدی دارد. ضعف نظام اطلاعاتی سازمان معمولاً نقصان نظام اطلاعاتی حسابداری را نیز در بطن خود دارد و ناتوانی در دسترسی صحیح و به موقع به اطلاعات مالی زیانهایی گاه جبران ناپذیر، به بار می‌آورد. آیا شکل گیری یک نظام درست اطلاعات مالی در عصر پیشرفت تکنولوژی اطلاعات آن قدر مشکل است که نباید به فکر آن بود؟ ریشه های ضعف موجود در سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بسیاری از شرکتها در کجاست؟
سیستم اطلاعات مدیریت
MIS یا سیستم های اطلاعات مدیریتی یک نظام رسمی تامین اطلاعات به موقع ودقیق ضروری برای تصمیم گیری وبرنامه ریزی عملیات وکنترل اثربخش می باشد.این نظام یکی از نظامهای متعددی است که برای اداره کردن جنبه های معینی از دنیای روز به روز درحال تغییروپیچیده مدیریت تدوین یافته است. براین اساس،داشتن اطلاعات به موقع ودقیق برای همه مدیران ضروری است چرا که بدون آن نمی توانند تصمیمهای اثربخش اتخاذکرده وموسسه ها را برای بهره وری بیشتروموفقیت بازار رهبری نمایند.همچنین برای مدیریت درقرن 21 نمی توانیم از دوعامل چشم پوشی کنیم:
1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها، که خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی بکاربردن سیستمهای اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعات وارتباطات ضروری می نماید.
ارزش ونیازهای اطلاعاتی:
اطلاعات درسازمان دو ارزش یانقش پر اهمیت دارد: نخست برای تصمیم گیری مدیریتی ضروری است ومی تواند آن رابهبودبخشد.کیفیت تصمیمها درست مانندکیفیت اطلاعاتی است که مبنای تصمیم قرارگرفته است،بنابراین اطلاعات کلیدتصمیم گیری است.دوم، اطلاعات،به دارنده آن در بازار مزیت رقابتی می دهد.به این دلیل اطلاعات اسلحه ای است که مدیر مسوولیت بدست آوردن،بکار بردن ونگهداری آنرا به عهده دارد. مدیران رده های مختلف، نیازهای اطلاعاتی متفاوتی دارند.ارزشMIS دراین است که می تواند اطلاعات لازم را برای کسانی که به آن احتیاج دارندتامین نماید.مدیران رده عالی به اطلاعات کلی برای استفاده دربرنامه ریزی استراتژیک سازمان نیازمندند.مدیران رده پایین یا سرپرستان واحدها،به اطلاعات تفصیلی عملیات روزمره احتیاج دارند.
بخشهای مختلف MIS:
1-نظام پردازش معامله(TPS ):
این نظام،اطلاعات مربوط به معاملات جاری موسسه را سامان می دهد.معامله در واقع هرگونه فعالیت یا رخدادی است که در درون سازمان یا بین سازمان ومحیط آن (مثلاسفارش مواد،پرداخت،رهن یا اجاره ویا فرستادن صورتحساب)روی می دهد. TPSبرای تعدادانبوهی معاملات تکراری بااطلاعات روزمره وفرایندکاملاشناخته شده که اغلب دستورالعملهای عملیاتی استاندارد نامیده می شوند،سودمنداست.TPS باتصمیم گیری سروکار ندارد.
2-نظام گزارشهای مدیریت (MRS ):
برای تصمیم گیریهای تکراری بکار می رود.بیشتر تصمیم گیریهای بازرگانی از این نظر که عوامل تصمیم گیری واطلاعات موردنیازجهت تصمیم گیری درآنها شناخته شده اند،ساده وتکراری محسوب می شوند.این اطلاعات را می توان در یک چارچوب از پیش تعیین شده قرار دادواز طریق تکنولوژی کامپیوتربرای تهیه گزارشهای تکراری مورد لزوم تصمیم گیری بکاربرد.اگراحتیاجات اطلاعات تغییریابد،نظام راباید تعدیل کرد.
3-نظام پشتیبانی تصمیم (DSS):
برای تصمیمهایی بکار می روند که ساده وتکراری نیستند.نظربه اینکه اطلاعات موردنیاز چنین تصمیمهای بدون ساختاروغیرتکراری مشابه نیستندوشناختن آنهاساده نیست،طراحی DSS دشوار است.رمزآن انعطاف پذیری است،نظامی که می تواند اطلاعات را به شیوه های گوناگون پردازش نماید. (Montana,1991)
MIS ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت می‌باشدکه مختصرا به شرح هرکدام از این واژه ها می پردازیم.
الف-مدیریت
مدیریت ، فراگرد به کارگیری موثر و کار آمد منابع مادی و انسانی بر مبنای یک نظام ارزشی پذیرفته شده است که از طریق برنامه ریزی ، سازماندهی ، بسیج منابع و امکانات ، هدایت ، و کنترل عملیات بر دستیابی اهداف تعیین شده ، صورت می گیرد.
ب-مفاهیم سیستمها
سیستم، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند (Mcleod 1998,12) .مثلاً دریک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد باهم ترکیب می شوند. درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند. بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد، تبدیل می‌شود. دراین میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظرقرار می دهد.(Mcleod l998,12)
روش سیستم ها ودیدگاه سیستمی
بطورکلی هرموسسه ای برای تداوم جریان کاری خود نیازبه یک دید سیستمی دارد. دیدسیستمی که همه بخش های درونداد وبرونداد وفرآیند تبدیل را ازطریق مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد ، زیرنظرداشته ویک نوع یکپارچگی درتصمیم‌گیری، که لازمه موفقیت یک مؤسسه می باشد، بوجود می آورد که اثرات هرتصمیم رادردیگر بخش های به ظاهر غیرمرتبط هم درنظرداشته باشد.
ج- اطلاعات
برای فهم واقعی معنی اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده ها،ما ابتدا تعریفی ازاین دورا ارائه می نماییم:داده ها شامل واقعیتها واشکالی هستند که برای کاربر، بی‌معنی می باشند. وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می شوند. پس اطلاعات، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند. تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه‌ای، عناصر غیررایانه‌ای یا ترکیبی ازآن دوباشد .
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد. ازآنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شرکتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممکن است، پس آنها از سیستم های اطلاعاتی برای پرکردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری است وامروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات دراین آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه ومنسجم برای تنظیم ومنظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دوسبک سیستماتیک یعنی از پیش تعیین شده وسبک حسی یا اقتضایی به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند.
ازآنجا که نیاز مادر اختراع است ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه رایافته سپس به فراهم آوری وجمع آوری اطلاعات بپردازیم. مدیرآشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی ودقت آن کنترل شود. اطلاعات به صرف اینکه بوسیله رایانه چاپ شده است درست نیست. آشنایی یک مدیر به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشویق مدیران درتقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود. آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده از اطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه‌ای واستفاده ازاطلاعات ایجاد شده ازطریق رایانه است. (مک لوید 1378،34).
سیستمهای اطلاعاتی
بایدتوجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند، بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات، تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کند. سیستمهای اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است؛ این مسأله به نرم افزار ویا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان وهدفهایش را در استفاده از فن‌آوری، ارزشها ومعیارهایی که دراین انتخاب به کار می رود، همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یاخیر رادربرمی گیرد. درصورتی که هدف ازمدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان ازطریق تقویت تواناییهای آن برای برآورد نیازهای درونی وبرونی آن در یک وضعیت فعال وپویا، تثبیت شده است.
متخصصان اطلاعاتی
متخصص اطلاعات می توانند مساعدتهایی را درهرمرحله از فرآیند حل مسأله انجام دهند. وقتی مسائل شناسایی شدند متخصصین اطلاعات می توانند برای درک آنها به استفاده گران کمک نمایند. درطی بیست وپنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات، پیاده سازی سیستم ها برای استفاده گران بود. متخصصین، دانش فنی را ارائه می کردند که استفاده کنندگان یا فاقد آن ویا به دلایل گوناگون قادربه تأمین آن نبودند. این نوع فعالیت هنوزبه عنوان وقت‌گیرترین بخش کارمتخصصین اطلاعات به شمار می رود. آنها، تمام سیستم های داده پردازی، طراحی های بزرگتر وپیچیده تر سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بررایانه وکلیه سیستم های خبره را اجرا می نمایند. متخصصان اطلاعاتی که کارآنها ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحدهایی چون تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه داده، متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها واپراتورها می باشند.
سیستم های اطلاعات مدیریت:
سیستم های اطلاعات مدیریت تاقرن بیستم با تأنی به حرکت خودادامه داد وشاید علت آن عدم توانایی بشر درحفظ، نگهداری وبازیابی اطلاعات بود. باتوسعه رایانه‌های باظرفیت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بیستم تکامل وکاربرد مفاهیم سیستمهای اطلاعاتی مدیریت،با روندی دیگر وباسرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل آن تغییرات درعملیات وفعالیتها ووظایف سازمانهای تجاری دنیا به شرح زیرشد:
1-مدیریت متمرکز وتکیه برمحورهای تمرکز اطلاعات وبهره گیری ازفن‌آوری پیشرفته
2-طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی وکنترل سازمان
3-طراحی سیستم اطلاعات مدیریت باتکیه برکنترل وسیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها
نتایج حاصل ازاین مفاهیم، MIS یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند. هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه واداره اطلاعات وکاهش حدس وگمان درحل مشکلات درسطوح مختلف سازمانی ازطریق سیستمهای بازخور اطلاعات وبازتاب بازیابی اطلاعات درجهت تکامل داده های جدید به سیستم است.MIS نه تنها مدیران را در امور استراتژیک حمایت می کند، بلکه درتصمیمات تکراری وروزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرارمی دهد وآنها راقادر می سازد تابه اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد.
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 19 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلود مقاله بررسی ارتباط سیستم اطلاعات مدیریت باسیستم اطلاعات حسابداری وچالشهای فراروی آنها
