تعداد صفحات : 16 صفحه -
قالب بندی : word
سیستم کتابخانه:
کتابخانه فوق در سال1365 تاسیس گردید و تا چندی پیش حوزه فعالیت آن محدود بود اما در ماه اخیر به دلیل تغییر مدیریت و تمایل به افزایش فعالیت مشکلات زیادی به دلیل همین گسترش فعالیت بوجود آمد و از طرفی چون سیستم دستی بوده زمان زیادی صرف فعالیتهای عادی کارکنان شده است و از طرفی نیاز به استخدام یک کارمند دیگر هست لذا رئیس کتابخانه بر آن شد تا بامکانیزه کردن سیستم نیاز به استخدام کارمند جدید و سایر مشکلات را برطرف سازد.
کتابخانه فوق دارای 4 بخش که عبارتند از:
1- بخش ثبت نام عضو
2- بخش ثبت کتابهای جدید
3- بخش امانات
4- بخش نگهداری کتب
می باشد و یک مدیر بر کار هر 5 بخش نظارت دارد و هر بخش متشکل از کارمندان بخش می باشد.
علت مکانیزه کردن سیستم از حالت دستی به کامپیوتری:
- نیاز به استخدام نیرو جدید را برطرف سازد.
- از خطاهای کارمندان جلوگیری شود چون این امر باعث از دست دادن زمان ومفقود شدن کتب و نارضایتی عضوها می‌شود.
- هزینه های مالی وروحی ناشی از این خطاها افزایش یافته
- به علت گسترش سیستم فعالیت کتابخانه کارمندان افزایش یافته که این امر باعث افزایش هزینه ها اضافه کاری شده
- زمان خدمات رسانی به مشترکین (که از حالا بجای عضو آن را به کار خواهیم برد) افزایش یافته
چارت سازمانی کتابخانه :
از یک تحلیل گر درخواست می شود با بررسی های لازم امکان انتقال سیستم فوق را به یک سیستم مکانیزه بررسی نماید.
تعریف مسئله:
رئیس کتابخانه از تحلیل گر پیاده سازی یک سیستم مکانیزه را نخواسته بلکه درمرحله اول از وی خواسته بررسی کند که آیا این امر شدنی هست یا خیر؟ برای مدیریت مهم است که آیا با مکانیزه شدن سیستم تاچه حدودی هزینه ها کاهش خواهد یافت ؟
رئیس کتابخانه با پیشنهاد اینک کل کار کتابخانه را کامپیوتر کنیم مواجه می شود مدیریت این موضوع را با تحلیل گر در میان می گذارد نه بعنوان راه حل بلکه یک بصورت یک پیشنهاد منطقی
با سپری شدن مراحل فوق سوال جدیدی برای مدیریت پیش می آید آیا با سرمایه گذاری دراین سیستم امکان خدمات دهی بهتر وسریعتر به مشترکین وجود خواهد داشت ومضافا بازگشت سرمایه اولیه وجود خواهد داشت یا خیر؟
پس تاکنون تحلیل گر با چند سوال اصلی و مهم مواجه شده که برای ادامه کار نیاز به پاسخگویی آنها می باشد.
تحلیل گردر پاسخ به سوال او به طور قاطع تاکید می کند که مکانیزه کردن سیستم وجود دارد در پاسخ به سوال دوم تحلیل گر می گویید تولید سیستم مکانیزه تا حد زیادی باعث کاهش هزینه های جاری و افزایش خدمات دهی به مشترکین خواهد شد اما اگر باعث کاهش هزینه نگردد از استخدام نیرو جدید و از بین بردن زمان خدمات دهی قطعا جلوگیری خواهد کرد اگر این امر تحقق یابد کاهش هزینه را بدنبال دارد چون اگر متوسط حقوق را برای استخدام یک نیروی جدید در ماه چیزی حدود 150 هزار تومان در نظر بگیری.
24000000=30*1800000
درپایان 30 سال خدمت نیرو جدید
تومان 1800000 =12*150000
در ماه
هزینه های فوق بدون در نظر گرفتن تورم و افزایش حقوق می‌باشد که اگر
موارد ذکر شده را به آن بیفزایم رقم ما تقریبا 3 برابر خواهد شد که این امر خود مهم است.
مدیریت با در نظر گرفتن صرفه جویی فوق به این نتیجه می رسد که اگر روی مکانیزه کردن سیستم تا400000 تومان هزینه کند باز هم برای کتابخانه مقرون به صرفه است :اولا که از استخدام نیروی جدید راهی می یابد..
2400000/30=180000
4000000/180000=5/22ماه
برای مدیریت بازگشت سرمایه بسیار مهم است اگر واقعا مبلغ 4 میلیون هزینه شود حداکثر تا 2 سال آینده برگشت سرمایه خواهیم داشت که ممکن است این 4 سال افزایش یابد (به دلیل تورم و افزایش حقوق کارمندان، هزینه های سایر بخشها)
اما مبلغ24میلیون با فرض اینکه سایر قسمت ها کاهش هزینه نداشته باشند بعنوان تنها صرفه جویی در نظر گرفته شده اما پس از مصاحبه با کارمندان بخشهای مختلف نکته دیگری هم مشخص شد آن اینکه چون سیستم درست کار نمی کرده نه تنها هزینه را افزایش داده بلکه باعث از دست دادن مشترکین گردیده است.
پروژه: مکانیزه کردن بخش امانات وثبت نام
مسئله : هزینه های فعلی کتابخانه افزایش یافته و از طرفی نیاز به استخدام نیرو جدید می‌باشد.
اهداف پروژه: بررسی امکان داشتن یک سیستم مکانیزه با هزینه کم
محدوده پروژه: هزینه تولید پروژه نباید از 4 میلیون تومان تجاوز کند.
ایده های اولیه : یک راه حل ممکن انتقال کلیه عملیات بخش امانات وثبت نام به یک سیستم کامپیوتری .
امکان سنجی: به منظور بررسی هر چه بیشتر پتانسیل پروژه یک امکان سنجی که در مدت 2 هفته پیشنهاد می‌گردد که هزینه آن نباید از 100 هزار تومان تجاوز کند.
امکان سنجی :
روشن کردن اهداف محدوده پروژه:
- باید یک مجموعه کامل از مصاحبه با کارمندان گردآوری شود.
- چون کاربران سیستم کارمندان جزء خواهند بود یک نظر سنجی باید انجام شود لذا به منظور ارائه نظریه های خوب به بهترین نظریه مبلغ 50 تومان پاداش از طرف رئیس پرداخت خواهد شد (این هزینه مربوطه به هزینه امکان سنجی که مبلغ 100 هزار تومان است نیست )
- کارمندان بخشها یک تصویر واقعی از انچه هست را به تحلیل گر نشان میدهند.
هر کدام از بخشها مشکلات و نگرانیهای و فعالیتهای اداری که در طول روز انجام می دهند را به تحلیل گر ارائه میدهند.
(به دلیل شباهت بخش امانات وثبت نام عضوجدید این دورا با هم در نظر می گیریم وشباهت بخش ثبت کتب جدید ونگهداری کتب این دو را هم با هم در نظر می گیریم)
1-1: مشکلات و نگرانی بخش امانات وثبت نام عضو:
این بخش اظهار می‌دارد به دلیل سنگینی کار و اشتباهات شخصی ثبت درخواست مشتریان به درستی انجام نگرفته و از طرفی برگشت کتبی که در امانت بوده اند به درستی صورت نمی گیرد وهمچین بعضی از اعضا همیشه کتب خود را با تاخیر برگشت میدهند که با سیستم دستی نمی توان آنها را به طور کامل مشخص کرد که این امر باعث کاهش مراجعین گردیده است وثبت نام مشترکین جدید با تاخیر انجام می شود که این امر با کاهش مراجعین به کتابخانه شده است . وچون در لحظه امانت سالم وناسالم بودن صحافی کتاب ثبت نمی شود که این امر باعث به وجود آمدن هزینه معادل:
144000 =12*12000
به تومان
پس تاکنون مشکلات بخش امانت وثبت نام عضو مشخص شدند.
2-1: مشکلات و نگرانی بخش ثبت کتاب جدیدوبخش نگهداری کتب:
بعلات ورود مجلات و کتب بسیار ثبت آنها در سیستم بسیار طولانی و وقت گیر می شود در نتیجه این موارد دیرتر در اختیار مشترکین قرار می گیردو از طرفی ثبت دستی آنها بسیار وقت گیر بوده ونیاز به اضافه کاری کارمندان آن بخش می باشد.
لذا تحلیل گر حتما باید مسئله فوق را حل نماید.
- مشخص کردن افرادی که با سیستم هر روز کار می کند. (کارمندان هر بخش که بدلیل اینک پروژه هر چه سریعتر به اتمام برسد از هر بخش 1کارمندان معرفی می کند که این یک کارمندان به طور کامل بر جزئیات کار اشراف دارند پس از مصاحبه ها تحلیل گر با این دو مشخص خواهد شد.
دانلود پروژه سیستم کتابخانه